Information über die IKT-Planung 2027

ADIG/038/2026 X öffentlich nicht öffentlich Informationsvorlage Betrifft: Information über die IKT-Planung 2027 Fachbereich: 10 - Hauptamt Dezernentin / Dezernent: Beigeordneter Olaf Wagner Beratungsfolge: Gremium SitzungsdatumBeratungsqualität Ausschuss für Digitalisierung, 08.10.2026Kenntnisnahme Personal und Organisation Sachdarstellung: In der Sitzung des Personal- und Organisationsausschusses vom 28.08.2014 wurde die Verwaltung gebeten, die IT-Planungen der Landeshauptstadt Düsseldorf jährlich vorzustellen. Die Berichterstattung erfolgt beginnend ab 2021 an den Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation. 1. Übersicht über das IKT-Budget 2027 (haushalterisch) Das IKT-Budget ist Bestandteil des Produktes 1111120 Informations- und Kommunikationstechnologie. Konto BeschreibungAnsatz 2027 in € A. Konten Teilergebnisplan 52910000Vertragliche Dienstleistungen ITK29.541.007 52910000Digitalisierungsmaßnahmen13.853.777 52910000Betriebskosten Kommunikationstechnik5.477.704 52910000Aufwendungen für die Düsseldorf 4.416.450 Digitalagentur GmbH 52910000Austausch Distributions-/Access-Switche1.510.879 52910000Mittel für kurzfristig erforderliche IT-1.115.571 Maßnahmen 52910000Sonderleistungen Kommunikationstechnik310.403 52910000Mittel für kurzfristig erforderliche KT-237.058 Maßnahmen 52910000Vertragliche Dienstleistungen Dritte119.084 52910000Summe sonstige Dienstleistungen56.581.933 54290000Volumenverträge Microsoft6.135.090 54290000Sonstige IT-Verträge mit Dritten1.582.699 54290000kurzfristig erforderliche Neubeschaffungen13.874 54290000Summe Sonstige Inanspruchnahme 7.731.663 Rechte und Dienste Dritter (Beschaffung und Wartung Software) 57110000Abschreibung Sachanlagen u immaterielle 708.400 Vermögensgegenstände (Afa) 54312400VuW Geschäftsaufwendungen ZA 479.939 (Telekommunikationsaufwendungen) 52550000Unterhaltung sonstiges bewegliches 238.966 Vermögen (Handys / Smartphones, Hardwarezubehör, Hardwarewartung) 54313800Erwerb Vermögen < 410 € (GWG) 49.007 54120000Besondere Aufwendungen für Beschäftigte8.923 52410000Bewirtschaftung Grundstücke bauliche 1.830 Anlagen (Entsorgung Elektroschrott) A. Summe Konten Teilergebnisplan70.626.436 B. Konten investiver Finanzplan 7853000070073006 Sonstige Baumaßnahmen 200.000 (Anbindung städt. Gebäude an die Netzinfrastruktur) 7831000070073005 Hard- und Software IT > 410 € 300.000 7831000070073006 Kommunikationstechnik und 80.000 Infrastruktur > 410€ B. Summe Konten investiver Finanzplan580.000 Im IKT-Budget sind keine Personalkosten der Abteilung 10/4 „Informations- und Kommunikationstechnik" sowie der IT-Koordinationen in den Fachbereichen der Landeshauptstadt Düsseldorf enthalten. Ebenfalls nicht erfasst sind Personalkostenanteile, die im Rahmen der Fachbereichsbetreuung und zur Unterstützung von IT-Fragen in den Fachbereichen außerhalb einer IT-Koordination entstehen. Des Weiteren sind keine Kosten für IT-unterstützte Lösungen außerhalb des Verwaltungsnetzes (z.B. Verkehrsleitnetz, eSchool, Feuerwehrleitstelle) enthalten. Im Vergleich zu 2026 erhöht sich geplante IKT-Budget von ursprünglich 59.468.059 EUR um 11.738.377 EUR auf insgesamt 71.206.436 EUR. Die Erhöhung ist im Wesentlichen auf das gestiegene Betriebs- und Lizenzkosten (ca.3 Mio. EUR), zusätzliche Vorhaben zur Verwaltungs-Digitalisierung (ca. 7 Mio. EUR) sowie sicherheitsrelevanter Erneuerungen der IT-Infrastruktur (ca. 1 Mio. EUR) Seite 2 zurückzuführen. Für 2028 soll ein IKT-Budget von 70.701.930 EUR in den Haushalt eingebracht werden. Die gegenüber 2027 stabile Budgetplanung ist das Ergebnis einer gezielten Kostensteuerung. Mit einem initiierten Projekt „Cost Chasing" sollen insbesondere steigende Betriebskosten begrenzt werden. Zugleich setzen wir verstärkt auf die Weiterentwicklung bestehender digitaler Produkte, statt zusätzliche neue Lösungen mit entsprechenden Entwicklungs- und Folgekosten aufzubauen. Unvorhersehbare markt- und preisbedingte Entwicklungen bleiben zu berücksichtigen. 2. Übersicht über das IKT-Budget 2027 (inhaltliche Verteilung) Das nachfolgende Diagramm weist den beabsichtigten Verwendungszweck aus: Die Verwaltung hat die Herausforderungen durch die steigenden IKT-Betriebskosten frühzeitig erkannt und mit dem Projekt „Cost Chasing" konkrete Gegenmaßnahmen eingeleitet. Ziel ist es, wesentliche Kostentreiber systematisch zu identifizieren, Einsparpotenziale zu realisieren und dem stetigen Anstieg der IT-Betriebskosten entgegenwirken zu können. Insbesondere werden aktuell in diesem Projekt folgende Handlungsschwerpunkte betrachtet und konkrete Maßnahmen zur Reduzierung der Betriebskosten entwickelt beziehungsweise sind bereits umgesetzt:  Verkürzung der Löschfrist von Benutzern im Active Directory, damit Reduzierung der Benutzer- und Lizenzahlen  Reduzierung des Mail-Speichers  Verfahrensspezifische Benutzer- und Lizenzbereinigung  Analyse und Optimierung der 30 größten Kostenpositionen der ITK Rheinland  Reduzierung lokaler Arbeitsplatzdrucker  Nachverhandlung der ITK-R Produktpreise  Umsetzung struktureller Optimierungsmaßnahmen (z.B. Cloud-, Speicher- und Backupkosten) Das Projekt befindet sich noch in der Umsetzungsphase. Erste Maßnahmen wurden bereits eingeleitet bzw. umgesetzt. Eine abschließende Bewertung der realisierten Einsparungen ist derzeit noch nicht möglich, erwartbare Einsparungen sind jedoch mit konservativen Annahmen bereits in die Haushaltsplanung eingeflossen. Bei den Leistungspositionen der ITK Rheinland entsteht die finanzielle Wirkung zeitversetzt, da die auf Basis der Planung ermittelten Produktpreise im Voraus entrichtet werden. Die aktuell angestoßenen Maßnahmen wirken sich daher grundsätzlich erst im Folgejahr aus. Erste Einsparungen aus den ITK-Positionen Seite 3 werden mit der Spitzabrechnung für das Jahr 2026 im Januar 2027 realisiert. Für das Haushaltsjahr 2027 wird aus den betrachteten Maßnahmen ein jährliches Einsparpotenzial von insgesamt 2,17 bis 3,81 Mio. Euro erwartet. Damit kann ab 2027 erstmals - entgegen dem Trend - eine deutlich spürbare Entlastung der laufenden IKT-Betriebskosten erreicht werden. Der Einsparungskorridor setzt sich wie folgt zusammen:  Verkürzung der AD-Löschfrist: 570.000 Euro  Reduzierung der Mail-Exchange-Quota: max. 350.000 Euro  Optimierung der Druckerlandschaft: 20.000 Euro  Benutzer- und Datenbereinigung: 1,23 bis 2,87 Mio. Euro Während für die Exchange-Quota und die Verkürzung der AD-Löschfrist bereits vergleichsweise belastbare Planungswerte vorliegen, entsteht die Bandbreite insbesondere durch unterschiedliche Umsetzungsszenarien bei der Benutzer- und Datenbereinigung. Die Realisierung der Einsparpotenziale setzt eine konsequente, organisationsweit verbindliche Umsetzung voraus. Neben den bereits identifizierten Maßnahmen müssen weitere Einsparpotenziale systematisch erschlossen, bewertet und zeitnah realisiert werden. Das Projekt „Cost Chasing" soll daher in den kommenden Monaten mit der entstandenen Dynamik konsequent fortgeführt werden. Über die unmittelbaren Einsparungen hinaus schafft der Ansatz zusätzliche Transparenz über die wesentlichen Kostentreiber und zeigt weitere Potenziale für eine optimierte Steuerung des IKT-Budgets auf. Damit wird zugleich die Grundlage gestärkt, um das IKT-Budget künftig noch zielgerichteter zu steuern und die digitale Handlungsfähigkeit der Landeshauptstadt dauerhaft zu sichern. 3. Laufende Dienstleistung der ITK Rheinland Die wesentlichen Dienstleistungen der ITK Rheinland sind nachfolgend aufgeführt, der jeweilige Kostenanteil der Landeshauptstadt Düsseldorf ergibt sich aus der Preisliste, die den Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern als Anlage zur Verfügung gestellt wird. - SAP Systeme und Betrieb - Exchange - Internetzugang - d.3 Projekte (E-Akte) - OK.EWO (Einwohnerwesen) - d.3 Infrastruktur (E-Akte) - Microsoft Configuration Manager (Softwareverteilung) - Kommunalmaster Finanzen SAP S/4HANA - Betrieb und Betreuung Verzeichnisdienste - SAP Lizenzen - Kommunalmaster St/A SAP S/4HANA (Steuern und Abgaben) - UNTIS (Software an Schulen) - SAP S/4HANA Transformation (Umstieg auf neue Version) - Betrieb des ITK Netzes einschl. Support - SAP Datawarehouse - aDis Neues Bibliotheksverfahren - ASP - Grundkosten Citrix, neue Infrastruktur (Zugriff auf virtuelle Systeme) - VertiGIS Land Management (Geodaten) Seite 4 - Formularservice - TYPO3 (Internetredaktionssystem) - xSuite Rechnungsworkflow SAP S/4HANA - PAULA (Ausländerwesen) - Virenschutz für Clients - Sozialhilfe / KDN Sozial - Speichermanagement - TopCash (Gebührenkasse) - Bewerberportal - Schild Modul 1 - Zentral (Software an Schulen) - PICTURE Kasaia (Stellenbewertung) - Inpro (Bauwesen) - Identity Management (Benutzermanagement im Netzwerk) - SharePoint (Zusammenarbeit im Team) zzgl. 148 weiterer Produkte 4. Digitalisierungsprojekte Einzelne Vorhaben finden sich in der Projektliste 2026 sowie 2027 wieder, da sie jahresübergreifend umgesetzt werden. Zudem liegt der strategische Fokus zunehmend auf der kontinuierlichen Weiterentwicklung bestehender digitaler Produkte, die nicht als klassische Projekte, sondern über mehrere Jahre bedarfsgerecht weiterentwickelt und in der Planung berücksichtigt werden. Aus dem IKT-Budget sollen in 2027 u.a. finanziert werden: - Elektronische Akte (Rollout in der Gesamtverwaltung) - Scandienstleistungen Amt für zentrale Dienste - Workflowverfahren mit Service Now - neues duesseldorf.de - Urban Data Plattform - OZG-Maßnahmen (u.a Workflow- und Formulartools i.V.m. EUDI-Wallet) - zentrale Conversational-AI-Plattform für KI Chat- und Voicebots - Digitaler Bauantrag über Bauportal.NRW - Building Information Modeling (BIM) - HZE-Portal (Jugendhilfeplanung) - Release-Wechsel SAP S4/Hana - KI-Assistent KoKI - Optimierung der Meldungsbearbeitung aus der App „Düsseldorf bleibt sauber" - Einführung der SAP-Analytics Cloud (SAC) - Einführung eines voll digitalen Qualifizierungsportals - Neues Fachverfahren in der digitalen Bauaufsicht und Denkmalbehörde - Ablösung Bauwerksmanagementsystem - Ablösung Vollstreckungssoftware - Ablösung Gebührenkassenverfahren - Ablösung Liegenschaftsverfahren Anlagen: Produktpreisliste ITK 2027 Seite 5