Anfrage der SPD/Volt-Ratsfraktion: Elternbeiträge: Warum Einkommen mehrfach prüfen?

ADIG/045/2026 Beigeordneter Wagner Anfrage der SPD/Volt-Ratsfraktion vom 10.09.2026: Elternbeiträge: Warum Einkommen mehrfach prüfen?

Wie sind in der Stadtverwaltung die Zuständigkeiten für die Organisation und übergreifende Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen geregelt? (Bitte erläutern Sie dies u.a. beispielhaft anhand der Einkommensprüfungen für Elternbeiträge der Kindertagesbetreuung, der Offenen Ganztagsschule und der Clara-Schumann- Musikschule.)

Im Hauptamt ist in der Abteilung 10/2 - Organisation das für generelle Angelegenheiten zu Geschäftsprozessmanagement zuständige Team verortet. Dort werden Grundsätze entwickelt, Handbücher und Leitfäden erstellt sowie Schulungen im Fachverfahren „ibo" zur Visualisierung von Prozessen für die Gesamtverwaltung durchgeführt. Die Verantwortung für die einzelnen Prozesse liegt beim jeweiligen Fachbereich. Modellierte und durch das zentrale Team qualitätsgesicherte Prozesse werden in einer für jeden Fachbereich zugänglichen Prozessbibliothek veröffentlicht. Daraus wird ersichtlich, ob organisationsübergreifende Prozesse miteinander verbunden sind oder verbunden und gegebenenfalls optimiert werden können. Das Verfahren befindet sich noch im Aufbau. Aktuell wurden 45 Prozesse, insbesondere von Aufgaben der Zentralabteilungen, modelliert, wovon 31 bisher veröffentlicht wurden. Für die in der Frage beispielhaft aufgeführten Einkommensprüfungen liegen aktuell keine modellierten Prozesse vor.

Wie häufig werden Verwaltungsprozesse überprüft und dann ggf. optimiert?

Dies liegt grundsätzlich im Ermessen des verantwortlichen Fachbereichs. Mit Einstellen in die Prozessbibliothek ist eine Überprüfung des jeweiligen Prozesses spätestens nach zwei Jahren vorgegeben. RSD Vorlage Seite 1 von 2 ADIG/045/2026 Beigeordneter Wagner

Welche Möglichkeiten sieht die Verwaltung, die beiden eingesetzten (Fach-)verfahren und (digitale) Prozesse über Organisationseinheiten hinweg besser miteinander zu verknüpfen oder zu bündeln?

Bei organisationsübergreifenden Prozessoptimierungen stellen insbesondere die rechtlich unterschiedlichen Einkommensbegriffe und die strengen Datenschutzbestimmungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (Zweckbindungsprinzip) Herausforderungen dar. Mit Einführung des Registermodernisierungsgesetzes ist davon auszugehen, dass das „Once- Only-Prinzip" an Fahrt gewinnt und der Transformationsprozess beschleunigt werden kann. Dies setzt die Einwilligung der Antrag stellenden Person zur übergreifenden Datennutzung voraus. Hinsichtlich der Verfahren handelt es sich um zwei unterschiedliche Fachverfahren, die derzeit nicht digital miteinander verbunden sind und zur Bearbeitung unterschiedlicher Sachverhalte eingesetzt werden. Die jeweiligen Beiträge werden auf Grundlage einer Satzung festgelegt und für jedes Verfahren gesondert durch den Rat beschlossen. Da dies nicht im Rahmen eines digitalen Prozesses erfolgt, kann hier auch keine technische Verknüpfung erfolgen. Bei der Einführung neuer Verfahren prüft die Verwaltung grundsätzlich, ob bereits vergleichbare Lösungen im Einsatz sind, auf diese zurückgegriffen werden kann und so Synergien entstehen. RSD Vorlage Seite 2 von 2