Neuauflage des Digitalisierungsfahrplanes

Title: 00408783.pdf URL Source: http://ris-oparl.itk-rheinland.de/Oparl/bodies/0015/downloadfiles/00408783.pdf Published Time: Fri, 13 Aug 2021 09:42:36 GMT Number of Pages: 2 Markdown Content: ADIG/030/2021 X öffentlich nicht öffentlich # Informationsvorlage Betrifft: Neuauflage des Digitalisierungsfahrplanes Fachbereich: 10 - Hauptamt Dezernentin / Dezernent: Beigeordneter Christian Zaum Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Beratungsqualität Ausschuss für Digitalisierung und allgemeine Verwaltungsorganisation 26.08.2021 Kenntnisnahme Sachdarstellung: In der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung am 12.02.2021 wurde die Verwaltung einstimmig beauftragt, alle wesentlichen und relevanten städtischen Digitalisierungsvorhaben sowie den neu aufgelegten Digitalisierungsfahrplan vorzustellen (ADIG/017/2021). Der bisherige Digitalisierungsfahrplan wird durch die „Projektlandkarte Digitalisierungsmaßnahmen“ abgelöst. Diese basiert auf einer dezernatsübergreifenden Abfrage der großen Digitalisierungsmaßnahmen der Fachbereiche. Es wurden Digitalisierungsmaßnahmen ausgewählt, die folgende Kriterien erfüllen:  Maßnahme betrifft mehr als ein Amt/Institut/Büro  Maßnahme hat komplexe Abhängigkeiten  Maßnahme ist wesentliche Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte  es handelt sich nicht nur um eine reine Softwarebeschaffung Es wurden auch solche Digitalisierungsmaßnahmen berücksichtigt, welche die Kriterien über eine Zusammenlegung (sogenannte Clusterung) erfüllt haben (u.a. Serviceportal-Themen). Unterstützt wurde die Auswahl der Digitalisierungsmaßnahmen durch eine Nutzwertanalyse, welche neben dem Projektaufwand auch den Nutzen für die Verwaltung und für die Bürger*innen berücksichtigt. Die neue Projektlandkarte Digitalisierungsmaßnahmen sowie die jeweiligen Projektsteckbriefe sind der Vorlage beigefügt. Bereits laufende digitale Maßnahmen der Fachbereiche, die nicht Teil der Seite 2 Projektlandkarte sind, werden weitergeführt und durch die Fachbereiche und das Hauptamt begleitet bzw. gesteuert. Die Stadtverwaltung wird im Ausschuss für Digitalisierung regelmäßig über die Projektlandkarte Digitalisierungsmaßnahmen berichten. Anlagen: Projektlandkarte mit Projektsteckbriefen

Title: (Microsoft PowerPoint - Dez08_Projektsteckbrief_DigitalisierungDiagnose_Amt37.pptx [Schreibgeschützt]) URL Source: http://ris-oparl.itk-rheinland.de/Oparl/bodies/0015/downloadfiles/00413724.pdf Published Time: Tue, 01 Jun 2021 13:52:52 GMT Number of Pages: 32 Markdown Content: SAP Finanzen S4 # Projektlandkarte große Digitalisierungsmaßnahmen Stand: 27.04.21 2022 2023 2024 2025 2026 2021 > E-Akte > Service-portal > BIM SAP Strategie Strategie-/Umsetzungs-planung Vorprojekt S/4 HANA > Digitale Bauverw. > Urban Data Strategie &Plattform Glasfaserausbau Schulen SAP Immobilienmgt SAP Beschaffung > Digitale Infrastru ktur 1 Abteilung IKT Zusammenlegung Päd- und Verwaltungsnetz Masterplan Ausbauprojekte SAP Personal SAP Personal Self Services Ausbau SAP BW S4/Analytics Cloud Rolloutplanung wird aktuell neu aufgelegt Einführung Standards XPlanung XBau/Digitalisierung der (Bau-) Genehmigungsverfahren Konzept zur Digitalisierung Hausaktenarchiv Datenstrategie Pilotierung techn. Infrastruktur Informationsportal Statistikdaten Weiterentwicklung Serviceportal Neues Web-Formular äne Nachmigration Bebauungspläne Projekt in der Zeit, Kosten und Qualität Risiken ohne Einfluss auf Zeit, Kosten, Qualität Risiken mit Einfluss auf Zeit, Kosten, Qualität Noch nicht gestartet Aktuelle Information lag zum Zeitpunkt nicht vor Digitalisierung Hausaktenarchiv Umsetzungs-projekte Umsetzungs-projekte SAP Reisemgt SAP Finanzen S4 > 1 / 32 2022 2023 2024 2025 2026 2021 Terminvergabe software und Aufrufanlage Beschwerde- und Anliegenmanagement Zukunftsviertel Fürstenwall E-Signatur-Standards Elektronisches Rechnungsausgangsbuch Rolloutplanung/-projekte O365 Düsseldorfer Lerncloud Diagnosebeschleunigung Notfallpatienten 2 Abteilung IKT Rolloutprojekte z.B. Digitaler Datenaustausch steuerrelevanter Daten Amt 22 POC RPA Amt 23 Bereitstellun g technische Basis Vorprojekt O365 # Projektlandkarte mittlere Digitalisierungsmaßnahmen Stand: 27.04.21 Projekt in der Zeit, Kosten und Qualität Risiken ohne Einfluss auf Zeit, Kosten, Qualität Risiken mit Einfluss auf Zeit, Kosten, Qualität Noch nicht gestartet Aktuelle Information lag zum Zeitpunkt nicht vor > 2 / 32 Mit zunehmender Bereitstellung von digitalen Lösungen und Erhebungsmechanismen (z.B. Sensorik im Straßenraum etc.) steigt auch der Umfang der kommunalen Datenbestände. Mit einem umfassenden Urban Data-Verständnis sowie Technologie soll sichergestellt werden, dass statische Daten und Echtzeitdaten standardisiert erfasst, aufbereitet und bereitgestellt werden können; intern bei sensiblen Daten sowie auch extern bei nicht-personenbezogenen Daten. Dabei kann auf Techniken wie v.a. die städtische Geodateninfrastruktur (GIS, Düsseldorf Maps), das Open Data Portal und auch das Statistikportal zurückgegriffen werden. In einem gemeinsamen Projekt von 01/04, den Ämtern 62 und 12 und unter Prüfung der Einbindung von Externen wie Stadttöchter, soll hier eine Lösung entstehen, die als Grundlage künftiger Smart City-Lösungen (Mobilität, Stadtentwicklung u.a.) dienen soll. Beschreibung - Sicherstellung von Standards bei Datenerhebung und Haltung innerhalb der Verwaltung - Erhöhter Erkenntnisgewinn durch Verknüpfung von Daten - Konsolidierung der technischen Lösungen - Automatisierung der Bereitstellung von offenen Daten (da, wo es möglich ist) - Beibehaltung der Datensouveränität bei der LHD - Abbau redundanter Datenbestände Nutzen • Aufbau einer Organisationsstruktur zum Thema „Daten“ • Erarbeitung eines Verständnispapiers und einer Datenstrategie (Sommer 2021) • Pilotierung und Aufbau einer technischen Infrastruktur zur Datenerhebung und Verarbeitung (Sommer 2021) • Bereitstellung von Basisinfrastruktur für Dashboards (intern und extern) • Weiterentwicklung des Digitalen Zwillings auf Basis des 3D-Stadtmodells Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: x Punkte • Nutzen extern: x Punkte • Projektaufwand: x Punkte • Gesamtsumme: x Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0081 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • Finanzielle und personelle Ressourcen noch unklar, aber Sicherung von fachlichem Knowhow notwendig • Notwendige technische Infrastruktur seitens ITK-R aktuell teilweise nicht zu leisten Kritische Punkte, sowie Risiken Urban Data Strategie und Plattform Name 01/04 Projektleitung Beschluss ADig ausstehend Auftraggeber 01.01.2021 Projektstart 2026 ff Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben • Insellösungen und doppelte Datenhaltung; hoher personeller Aufwand • Erhöhtes zurückgreifen auf Lösungen von Anbietern, bei denen kommunale Daten nicht in städtischem Besitz sind • Fehlende Datengrundlagen für eine integrierte (digitale) Stadtentwicklung und Smart City-Projekten • kein Erkenntnisgewinn durch Datenverknüpfungen 0-Lösung > 3 / 32 - Aufbau der technischen Basis zur Umsetzung von OZG-Dienstleistungen & weiterer Online-Anträge (z.B. Mängelmelder etc.), die keine direkte Fachverfahrensanbindung haben - Ziel ist eine schnellere und sicherere Bereitstellung und Verarbeitung von Anträgen, dabei soll das Formular-Tool ersetzt und ein zusätzliches Dashboard-System als Tool für die Beschäftigten etabliert werden Beschreibung Formular-Tool: - Einfachere & schnellere Umsetzung von Web-Formularen (auch durch Fachbereiche und nicht nur ITK-R möglich) - Verbesserte Nutzer:innenfreundlichkeit bei der Gestaltung und Einbindung der Formulare Dashboard-System: - Einheitliches System zur Weiterverarbeitung von Daten durch Sachbearbeiter:innen Nutzen • Erster Produktivtest durch „Reiserückkehrer“-Formular erfolgreich bestanden • Erstes komplexes Formular „SchokoTicket/Schülerfahrkosten“ mit Amt 40 & Rheinbahn – Go-Live im Mai 2021 • Erstes Formular mit Dashboard-Anbindung: „Elterngeld“ mit Amt 51 – Go-Live Juli/August 2021 • Roll-Out als neue Standard-Lösung – ab Sommer 2021 Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: 4 Punkte • Nutzen extern: 4,8 Punkte • Projektaufwand: 1,6 Punkte • Gesamtsumme: 10,4 Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0082 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • Komplexe Infrastruktur und sicherer Datenaustausch mit/durch ITK-R Kritische Punkte, sowie Risiken Neues Web-Formular-Tool & Dashboard-System Name 01/04 Projektleitung 01/04 Auftraggeber 01.08.2020 Projektstart 30.06.2021 ff Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben Extern: Formulare sind z.T. nicht mobilfähig; mangelnde Nutzer:innenfreundlichkeit Intern: - Formulardaten, die es immer mehr gibt, von ausgefüllten Online-Formularen kommen weiterhin als lose E-Mails bei LHD an - Neue Formulare sind komplex zu erstellen 0-Lösung > 4 / 32 - Ablösung und teilweise neue Bereitstellung einer neuen Terminvergabe-Lösung für Publikumsämter (v.a. 33, 54, 53) - Ziel ist ein System, welches viel eher in teilweise Abläufe (z.B. Check-In Straßenverkehrsamt; Datenvorababfragen vor Terminen...) sowie in Formulare integrierbar ist - Durch smarte Technik eine Möglichkeit einer Warteschlage, statt wie bisher „keine Termine verfügbar“ Beschreibung - Einheitliche und sichere Lösung zur Buchung von Terminen jeglicher Art - Mögliche Abfrage von Daten vor einem Termin zur Weiterverarbeitung in Fachverfahren - Druckabbau durch smarte Technik und Einführung von „Warteschlangen“ Nutzen • Europäisches Bieterverfahren durch ITK-R – bis April 2021 • Zuschlag erfolgte im April 21 • Kick-off Implementierungsworkshops mit Ämtern – Ende April/Mai • Einführung der Software geplant zu Sommer 2021 Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: 4 Punkte • Nutzen extern: 4,8 Punkte • Projektaufwand: 2 Punkte • Gesamtsumme: 10,8 Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0049 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • Sicherstellung eines nahtlosen Übergangs zwischen bestehender und kommender Terminsoftware ohne Terminverlust auf Seiten der Bürger:innen Kritische Punkte, sowie Risiken Einführung einer neuen Terminvereinbarungs-Software & Aufrufanlage Name 01/04 Projektleitung Büro 01 Auftraggeber 01.05.2020 Projektstart 01.08.2021 Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben • Bestehende Lösung wird weitergenutzt; erfüllt Anforderungen nicht 0-Lösung > 5 / 32 - Positionierung sowie Entwicklung eines gesamtstädtischen Ausbauplans unter Berücksichtigung von Festnetz- sowie Funkstandards (Glasfaser und Mobilfunk; 4G,5G, IoT) - Absprachen mit Netzbetreibern über Machbarkeit Beschreibung - Planung einer schnellen und leistungsstarken digitalen Infrastruktur, als Rückgrat für jegliche Digitalisierungsmaßnahme Nutzen • Absprachen mit Netzbetreibern sowie Kooperationsvereinbarungen – ff • Entwicklung eines Masterplans – bis Sommer 2021 • Prüfung von Modellen für eine mögliche städtische Netzgesellschaft – bis Sommer 2021 • Politischer Beschluss – September 2021 Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: 4,0 Punkte • Nutzen extern: 4,8 Punkte • Projektaufwand: 2,4 Punkte • Gesamtsumme: 11,2 Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0083 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • hoher Invest notwendig • Aktuell erhöhte Abhängigkeit von Netzbetreibern Kritische Punkte, sowie Risiken Masterplan „Digitale Infrastruktur“ Name 01/04 Projektleitung Büro 01 Auftraggeber 01.01.2020 Projektstart 01.10.2021 Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben • z.T. politischer Auftrag nicht erfüllt • Öffentlicher Druck zum Netzausbau ist gegeben 0-Lösung > 6 / 32 - Reallabor zum Testen von Sensorik, Datenerhebung und –verarbeitung im öffentlichen Straßenraum - Aufbau von neuen Straßenlaternen mit flexiblen Ports für Sensorik - Ziel: Analyse der Möglichkeiten sowie des Potentials Beschreibung - Grundlage für potentielle weitere Roll-Out-Pläne im Stadtgebiet - Probe einer datenschutzkonformen Erfassung von Objekten im Straßenraum - Erste 5G Small-Cell in der Stadt Nutzen • Planung durch 66, SWD, 01/04 – seit 2019 • Aufbau der Technik – September 2020 • Inbetriebnahme der Technik – Januar 2021 ff • Öffentliche Kampagne – Mai 21 • Testung bis Q1 2022 Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: 4 Punkte • Nutzen extern: 3,2 Punkte • Projektaufwand: 2,4 Punkte • Gesamtsumme: 9,6 Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0084 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • Langfristige Nachhaltigkeit solcher Lösungen bei potentiellem Roll-Out Kritische Punkte, sowie Risiken Teststraße „Fürstenwall“ im Zukunftsviertel Name 01/04 Projektleitung 01/04 Auftraggeber 01.08.2019 Projektstart 01.05.2022 Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben • Beschreibung der Konsequenzen einer Nicht-Durchführung z.B. Mehrbedarf Personal aufgrund steigender Fallzahlen • Z.B. politischer Auftrag wird nicht erfüllt 0-Lösung > 7 / 32 Ein zentrales Tool für Bürger:innen um Anliegen zu melden sowie für die Verwaltung, um diese zu bearbeiten. Aktuell erfolgt dies über diverse Formulare und eine App. Die Anliegen landen bei der Stadt in Form von Mails (z.B. Umweltamt rd. 20.000 Mails p.a.). Dies soll durch ein zentrales Tool ersetzt werden, welches Anliegen smart den passenden Sachgebieten zuweist sowie alle notwendigen digitalen Werkzeuge in einem bereitstellt (Anliegenbearbeitung, GIS etc.) Beschreibung Extern: - Eine Stelle um Anliegen loszuwerden Intern: - Wegfall von unübersichtlichen Funktionspostfächern - Tool, welches verwaltungsweit Nutzen • Erfassung der Anforderungen der Bereiche 19, 68, 66 – erledigt • Konzeption des Dashboards (s. Projekt Formular & Dashboard) • Erarbeitung des Mängelmelder-Formulars – bis Mai 2021 • Testung – Juli 2021 • Go-Live – Sommer 2021 Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: 4 Punkte • Nutzen extern: 4,8 Punkte • Projektaufwand: 1,8 Punkte • Gesamtsumme: 10,6 Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0085 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • Frage über Fortführung der App „Düsseldorf bleibt sauber“ im aktuellen Zustand Kritische Punkte, sowie Risiken Zentrales Anliegen- & Beschwerdemanagement Name 01/04 Projektleitung Büro 01 Auftraggeber 01.01.2020 Projektstart 01.08.2021 Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben Extern: • Weiterhin 10+ diverse Formulare, um Anliegen zu melden Intern: • Unübersichtliche Bearbeitung der Fälle in E-Mail-Postfächern 0-Lösung > 8 / 32 - Definition und Bereitstellung von elektronischen Vertrauensdiensten zur medienbruchfreien Bearbeitung und Sicherung von Daten Beschreibung - Wegfall von handschriftlichen Unterschriften sowie Stempeln durch qualifizierte, elektronische Alternativen - Ermöglichung von medienbruchfreien Prozessen - teilweise Ablösung von Sicherung der Papierakten durch rechtssichere, elektronische Akten Nutzen • Bildung einer amtsübergreifenden Projektgruppe – Mai 21 • Definition von E-Signatur-Standards für die LHD – Juni 21 • Schrittweiser Wissenstransfer aus Bereichen und Implementierung neuer Lösungen – ab Q3 21 ff • Prüfung der Rechtsqualitäten – ff • Prüfung des Unterschriftenerfordernisses – ff Punktwert der Nutzwertanalyse • Nutzen intern: 4,8 Punkte • Nutzen extern: 4,8 Punkte • Projektaufwand: 2 Punkte • Gesamtsumme: 11,6 Punkte • Politischer Beschluss vorhanden [ ] Ja [x] Nein # Steckbrief Projekt Nr. 0091 Meilensteine (laufende Projekte mit Fortschritt) • Teilweise neue Technologie ohne Erfahrungswerte • Extreme Abhängigkeit von Einbindungsmöglichkeiten durch Kritische Punkte, sowie Risiken Einführung E-Signatur-Standards Name 01/04 Projektleitung 01/04 Auftraggeber 01.04.2021 Projektstart 31.12.2022 Gepl. Projektende Priorität VK Text eingeben • Weiterhin handschriftliche Signatur und ausgedruckte Dokumente notwendig 0-Lösung > 9 / 32 Fachämtern mit gleichförmigen und mengenrelevanten debitorische Geschäftsvorfällen soll ermöglicht werden, mit bereits vorhandenen SAP-Modulen diese digital zu erzeugen und gleichzeitig die Rechnung oder den Bescheid zu erstellen. Die Belegerstellungsarten werden standardisiert. Dabei wird auf den internen Postversand und auf die doppelte Eingabe von Daten im Fachamt und in der Debitorenbuchhaltung verzichtet. Beschreibung - Verkürzung der Durchlaufzeiten der Ausgangsbelege (Rechnung/Bescheid), zeitnahe Buchung der Forderungen - Nachhaltigkeit/Klimaziele fördern (z.B. Reduzierung des Papierverbrauches, der Postwege und des Papierarchives) - Personalkosteneinsparungen - Verbesserung der Schnittstelle Stadtkasse/Geschäftsbuchhaltung - Höhere Buchun