Einführung FIBU

Seite 1 von 5 Informationsvorlage Betrifft: Projekt zur Einführung einer zentralen Finanzbuchhaltung Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) und den hierzu ergangenen gesetzlichen Regelungen ist insbesondere die Frage nach der künftigen Organisation des Rechnungswesens zu stellen. Die gesetzlichen Regelungen sehen in § 93 GO NRW vor, dass die Finanzbuchhaltung die Buchführung und die Zahlungsabwicklung zu erledigen hat. Die Buchführung hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu erfolgen und die Zahlungsabwicklung ist ordnungsgemäß und sicher zu erledigen. Für die Finanzbuchhaltung ist ein Verantwortlicher und ein Stellvertreter zu bestellen. Um ein geeignete Organisationsform der Finanzbuchhaltung zu finden, wurde zunächst eine Arbeitsgruppe installiert, die grundsätzlich prüfen sollte, welche Organisationsform (zentral - dezentral - Mischform) geeignet erscheint. In dieser Arbeitsgruppe haben VertreterInnen der Ämter 10, 14, 20, 21, 52 und 64 mitgewirkt. Aufgrund dieser Vorarbeiten hat die Verwaltungskonferenz am 14.09.2004 den Beschluss gefasst, einen externen Gutachter zu beauftragen. Mit der Erstellung des Organisationsgutachtens wurde die Unternehmensberatung Mummert Consulting beauftragt. Die Beauftragung und die Begleitung der Gutachter erfolgte unter Federführung des Dezernates 05. Der konkrete Auftrag für das Organisationsgutachten lautete: "Im Rahmen eines Organisationsgutachtens zur Optimier ung der Finanzbuchhaltung in der Landeshauptstadt Düsseldorf sind die erforderlichen aufbau- und ablauforganisatorischen Voraussetzungen für die Optimierung aufzuzeigen, zu prüfen, zu werten und entsprechende Umsetzungsschritte vorzuschlagen." Im Ergebnis schlägt das Organisationsgutachten die Einrichtung einer zentralen Finanzbuchhaltung mit Außenstellen vor. Der Vorschlag zur Aufbauorganisation folgt dem klassischen Aufbau, der auch in Unternehmen üblich ist. Die Finanzbuchhaltung sollte sich demnach in die Bereiche zentrale Geschäftsbuchführung, Zahlungsverkehr, zentrales System- und Stammdatenmanagement und zentrales Bel egarchiv gliedern. Die Finanzbuchhaltung sollte im Wesentlichen durch die Zusammenfassung der Ämter 20 und 21 (Kämmerei und Kasse) - und durch Verstärkung um die Berater des Amtes 10/38 - gebildet werden. RSD AllVorlg.WPT Seite 2 von 5 Der Begriff "Finanzbuchhaltung" beschreibt das Gutachten wie folgt: 1. Finanzbuchhaltung im engeren Sinne Erfassung von Belegen, Verarbeitung des Buchungsstoffs und Erstellung des Jahresabschlusses 2. Finanzbuchhaltung im weiteren Sinne Finanzbuchhaltung im engeren Sinne, Haushaltsplanung, Mittelvormerkungen und Bestellungen, Beschaffungsprojekte und Vergaben, fachliche Vor- und Nachbetreuung, erweiterte Bel egprüfung, Finanz-, Personal- und Kassenstatistiken, Kosten- und Leistungsrechnung und Controlling. Der Gutachter empfiehlt für die weitere Umsetzung ein einheitliches Begriffsverständnis zu formulieren. Mit Beschluss vom 02.11.2004 ist die Verwaltungskonferenz dem Vorschlag des Gutachters zur Durchführung eines Projektes gefolgt und hat das Projekt "Einführung einer zentralen Finanzbuchhaltung mit Außenstellen" unter Federführung des Dezernates 03 beschlossen. Im Rahmen dieses Projektes sollen u.a. die oben dargestellten Empfehlungen des Gutachtens bezüglich der Aufbau- und Ablauforganisation, des Begriffsverständnis "Finanzbuchhaltung", des Personalbedarfs für eine Finanzbuchhaltung und der Einbindung des internen Rechnungswesens überprüft und konkretisiert werden. Das Projektteam hat am 18.11.2004 seine Arbeit aufgenommen. Um der Komplexität des Projektes gerecht werden zu können, wurden unterhalb des Projektteams 4 Teilprojekte eingerichtet. Die Teilprojektaufträge lauten: Teilprojekt Finanzbuchhaltung: Das Teilprojekt erstellt detaillierte Prozessbeschreibungen sämtlicher für die Finanzbuchhaltung relevanter Prozesse mit Beschreibung der Schnittstellen zu Außenstellen und Fachämtern. Auf dieser Grundlage wird ein Konzept für die Ausgestaltung und Einführung der künftigen Finanzbuchhaltung entwickelt und in die Praxis umgesetzt. Teilprojekt "Kosten- und Leistungsrechung": Das Teilprojekt erarbeitet Rahmenregelungen für amtsindividuelle, wirtschaftliche und informationsorientierte Lösungen zur Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung auf Basis der von der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellten Daten. Nach der Genehmigung der Rahmenregelungen durch die zuständige Projektinstanz werden die zuständigen Fachbereiche mit der Umsetzung der Rahmenregelungen beauftragt. Seite 3 von 5 Teilprojekt "Personal": Das Teilprojektteam erarbeitet ein Konzept für die Planung und Durchführung der personellen und organisatorischen Veränderungen. Nach der Genehmigung dieses Konzeptes durch die Projektlenkung ggfs. durch den Auftraggeber (Verwaltungskonferenz) beauftragt das Teilprojektteam die zuständigen Fachbereiche mit der Umsetzung des Konzeptes. Teilprojekt "Raum und Arbeitsplatz": Das Teilprojekt erstellt auf der Grundlage der Personalbemessung der zentralen FiBu, der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der technische Ausstattung ein Konzept für die Planung und Durchführung der erforderlichen raum- und arbeitsplatzbezogenen Maßnahmen und setzt diese in die Praxis um. Das Projektteam hat im Dezember 2004 ein Fachkonzept erarbeitet. Das Fachkonzept hat die Verwaltungskonferenz am 11.01.2005 zur Kenntnis genommen. Das Fachkonzept ist die Basis für die weitere Arbeit des Projektteams. Zurzeit wird im Rahmen der Konzeptionsphase der derzeitige Ist-Zustand analysiert, damit im Rahmen der Projektarbeit die Besonderheiten der Fachbereiche berücksichtigt werden können. So werden beispielsweise Informationen zu den bisherigen Prozessabläufen und den Belegflüssen im Rahmen der Haushaltsbewirtschaftung der Fachbereiche eingeholt. Die Ist-Analyse gliedert sich in zwei Bereiche und wird in der Zeit vom 31. Januar bis 29. April 2005 durchgeführt: 1. Bereich: Fragenkatalog und Tabellen mit Prozessbeschreibungen 2. Bereich: Aufgabenbeschreibungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem finanzwirtschaftlichen Bereich Im Vordergrund des ersten Bereichs der Untersuchung stehen - neben allgemeinen Fragen, z.B. zu den vorhandenen Fachverfahren und zur Kosten- und Leistungsrechnung - die kameralen Prozessabläufe im Rahmen der Haushaltsbewirtschaftung. Der zweite Bereich der Ist-Analyse beschäftigt sich mit Aufgabenbeschreibungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus dem finanzwirtschaftlichen Bereich. Diese Aufgabenbeschreibungen werden von den zuständigen Kolleginnen und Kollegen der Abteilung 10/2 erstellt. Es soll die heutige Ist-Situation aller für den Bereich Finanzen relevanten Tätigkeiten aufgenommen werden. Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden aufbereitet, zusammengefasst und in ein Sollkonzept überführt. Das Sollkonzept wird schwerpunktmäßig Aussagen zu folgenden Bereichen enthalten: • detaillierte Beschrei bungen der Auf bauorganisation der zentralen Finanzbuchhaltung und der Außenstellen • detaillierte Beschreibung der Aufgaben der zentralen Finanzbuchhaltung Seite 4 von 5 • modellhafte Beschreibungen der Geschäftsprozesse innerhalb der Ämter (modellhaft deshalb, weil die Organisationshoheit der Ämter auch mit der Einrichtung einer zentralen Finanzbuchhaltung unangetastet bleibt) • detaillierte Beschreibungen der Geschäftsprozesse innerhalb der zentralen Finanzbuchhaltung und der Außenstellen • detaillierte Beschreibungen der Schnittstellen zwischen den Ämtern und der zentralen Finanzbuchhaltung und ggf. weiteren Organisationseinheiten z.B. dem RPA • detaillierte Beschreibung der notwendigen Personalkapazitäten für die zentrale Finanzbuchhaltung und die in den Ämtern verbleibenden Tätigkeiten mit finanzwirtschaftlichem Bezug Dieses Sollkonzept wird der Verwaltungskonferenz zur Beschlussfassung im Juli 2005 vorgelegt. Danach folgt eine 3-monatige Testphase. Im Rahmen der Testphase sollen die Verfahrensabläufe zwischen den Fachämtern und der zentralen Finanzbuchhaltung und die Verfahrensabläufe innerhalb der zentralen Finanzbuchhaltung überprüft werden. Während dieser Testphase werden in erster Linie die Festlegungen des Sollkonzeptes überprüft und ggf. optimiert. Zum 01.01.2006 soll die zentrale Finanzbuchhaltung mit Außenstellen stufenweise ihren Betrieb aufnehmen. Der stufenweise Aufbau ist sachgerecht, weil einerseits der Umstellungsprozess an die personellen Ressourcen angepasst werden kann und andererseits mit einem stufenweisen Aufbau die notwendigen Erfahrungen auf dem Weg zur Zentralisierung gesammelt werden können. Der stufenweise Aufbau kann an Aufgabenbereichen (z.B. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung) und/oder Ämtern angelehnt werden. Welche Aufgabenbereiche/Ämter zu welchem Zeitpunkt umgestellt werden können, kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht beurteilt werden. Hierzu können erst nach Abschluss der Konzeptionsphase, also frühestens zum 30.06.2005, qualitative Aussagen getroffen werden. Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Ergebnis Personal- und Organisationsausschuss 12.05.05 -/- 2 1) Die Sitzung wurde zum Zeitpunkt der Drucklegung dieser Vorlage noch nicht geplant. 2) Das Beratungsergebnis wurde zum Zeitpunkt der Drucklegung dieser Vorlage noch nicht erfasst. Amt: Kämmerei Dezernentin / Dezernent: Stadtkämmerer Rattenhuber RSD AllVorlg.WPT Seite 5 von 5