Optimierung städt. Gebäudereinigung

Ö Vorlagen - Nr. 11/ 22/2004 Seite 1 von 2 Informationsvorlage Betrifft: Optimierung der städtischen Gebäudereinigung hier: Aktueller Sachstand Sachdarstellung: Der Personal- und Organisationsausschuss wurde zuletzt am 02. Dezember 2003 über den aktuellen Sachstand zu obigem Projekt informiert. Die Verwaltung teilte in der Vorlage mit, dass das Unternehmen Kienbaum Management Consultants GmbH mit der Durchführung einer Untersuchung zu möglichen Organisations- und Rechtsformen der städtischen Gebäudereinigung beauftragt werden soll. Diese Entscheidung war das Ergebnis eines zuvor von der Verwaltung straff durchgeführten Procedere der Angebotsaufforderung und der Bieterauswahl. Um den im interfraktionellen Antrag anvisierten Umsetzungszeitpunkt - 01.01.2004 - für eine mögliche Überführung in eine flexiblere Organisations- bzw. Rechtsform erreichen zu können, stellte die Verwaltung eine Zeitplanung für die Durchführung der Untersuchung bei optimalen Bedingungen auf. Ziel der Verwaltung war es, dass der externe Gutachter zum 15. Dezember 2003 erste bewertete Optionen und Handlungsempfehlungen vorlegen sollte. Zur Erreichung dieses Zeitziels wurden bereits bei den Vorarbeiten zur Auftragsvergabe die zu beteiligenden Organisationseinheiten eng eingebunden. Dazu gehörte insbesondere die Personalvertretung, da vor der Auftragsvergabe einer Organisationsuntersuc hung an eine externe Beratungsfirma gemäß Landespersonalvertretungsgesetz zwingend ein Mitwirkungsverfahren durchzuführen ist. Aus diesem Grund wurde eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Personalvertretung bereits in die Sitzung der Auswahlkommission eingeladen, vor der die verschiedenen Bieter ihre Angebote präsentierten. Somit waren dort die Auftragsanforderungen und die Firmenangebote transparent. Die Personalvertretung hatte jedoch noch Beratungsbedarf, sodass es zu Zeitverzögerungen bei der Auftragsvergabe gekommen ist. Die Zeitplanung konnte somit nicht eingehalten werden. Das Mitwirkungsverfahren wurde zwischenzeitlich am 13. Januar 2004 abgeschlossen. Die Auftragserteilung an die Firma Kienbaum erfolgte direkt im Anschluss. Der von beiden Parteien unterzeichnete Vertrag liegt seit dem 16. Januar 2004 vor. Kienbaum hat die RSD AllVorlg.WPT Ö Vorlagen - Nr. 11/ 22/2004 Seite 2 von 2 Untersuchungstätigkeit daraufhin unmittelbar aufgenommen. Die Verwaltung hält bei ihrer modifizierten und mit Kienbaum abgestimmten Zeitplanung nach wie vor an einer straffen Durchführung der Untersuchung fest. Unter Berücksichtigung der notwendigen Untersuchungsschritte ergibt sich folgender aktualisierter Aktivitätenplan: Phase Aktivitäten Zeitplanung Status 1 Projektvorbereitung (bis Ende KW 03/2004) U 2 Gesprächs- und Analys ephase ca. KW 04 - 06/2004 3 Bewertungsphase ca. KW 07 - 09/2004 4 Entwicklung und Dokumentation von Handlungsempfehlungen / Abstimmungsphase ca. KW 10 - 11/2004 5 Vorlage des Abschlussberichtes durch Kienbaum 15.03.2004 (gemäß Vertrag) Der Personal- und Organisationsausschuss wird über den Fortgang der Untersuchung informiert. Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Ergebnis Personal- und Organisationsausschuss 02.03.2004 -/- 2 Haupt- und Finanzausschuss -/- 1 -/- 2 Rat -/- 1 -/- 2 1) Die Sitzung wurde zum Zeitpunkt der Drucklegung dieser Vorlage noch nicht geplant. 2) Das Beratungsergebnis wurde zum Zeitpunkt der Drucklegung dieser Vorlage noch nicht erfasst. Amt: Amt für Informationstechnik und Organisationsentwicklung Dezernentin / Dezernent: Beigeordnete Ulrike Löhr RSD AllVorlg.WPT