Neue Organisationsstruktur im Amt für Soziales und Jugend - 1 Jahr Abteilung Kinderschutz und erzieherische Hilfen

JHA/104/2023 X öffentlich nicht öffentlich Informationsvorlage Betrifft: Neue Organisationsstruktur im Amt für Soziales und Jugend - 1 Jahr Abteilung Kinderschutz und erzieherische Hilfen Fachbereich: 51 - Amt für Soziales und Jugend / Jugend Dezernentin / Dezernent: Stadtdirektor Burkhard Hintzsche Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Beratungsqualität Jugendhilfeausschuss 22.11.2023 Kenntnisnahme Sachdarstellung: Das zum 01. Mai 2022 in Kraft getretene Landeskinderschutzgesetz legt für die Jugendämter verbindliche Vorgaben zur Umsetzung des Handelns im Kinderschutz fest. Die staatliche Aufgabe und Rolle der Jugendämter im Kinderschutz werden im Rahmen dieses Gesetzes als gesamtgesellschaftliche Querschnittsaufgabe präzisiert und qualitativ gestärkt. Auf Basis der neuen gesetzlichen Standards und Vorgaben wurden im Jugendamt (heute Amt für Soziales und Jugend) der Landeshauptstadt Düsseldorf die im K ontext Kinderschutz und erzieherische Hilfen stehenden Arbeitsbereiche neu organisiert und in einer Abteilung - Abteilung 51/7 - zusammengefasst. Die Neustrukturierung erfolgte mit dem Ziel, die Prozesse in den einzelnen Bereichen zu optimieren und die Arbeitsabläufe mehr als bisher aufeinander abzustimmen und zu verzahnen, um den neu formulierten Qualitätserfordernissen intern und extern, in der Zusammenarbeit mit den Im Kinderschutz tätigen KooperationspartnerInnen gerecht zu werden und diese weiter zu entwickeln. Die Abteilungsleitung wurde am 01.11.2022 Frau Schäfer-Sikora übertragen. Die Abteilung befindet sich in einem stetigen Entwicklungsprozess und Neuausrichtung. Die vom Land zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel zur Umsetzung der Vorga ben des Landeskinderschutzgesetzes eröffneten die Möglichkeit, die Arbeit der Abteilung im sensiblen Bereich des Kinderschutzes sowohl personell, als auch qualitativ zu unterstützen. So wurden in den vergangenen Monaten insgesamt 12 zusätzliche Stellen in den Sachgebieten Bezirkssozialdienste und Eingliederungshilfe geschaffen. Zusätzlich wurde ein neues Sachgebiet Grundsatzangelegenheiten eingeführt. Seite 2 Die Abteilung bestand im November 2022 aus insgesamt 7 Sachgebieten und einer Stabsstelle (Fachstelle Kinderschutz). Sachgebiet Bezirkssozialdienste - Leitung Frau Wellssow Der Bezirkssozialdienst (BSD) ist in den Stadtbezirken Anlaufstelle für BürgerInnen bei familiären, sozialen und erzieherischen Fragen. Dort vermitteln sozialpädagogische Fachkräfte bedarfsgerechte Unterstützungsangebote und leiten bei entsprechenden Problemlagen Hilfen auf Grundlage des SGB VIII ein. Die neun Außenstellen des Bezirkssozialdienstes wurden in einem Sachgebiet zusammengefasst unter der Leitung von Frau Wellssow. Ein wichtig er damit einhergehender Schritt war die Bündelung der personalwirtschaftlichen Belange in einer Hand. Am 01.09.2022 waren rund 27 Stellen von 112 im BSD mit dem Arbeitsschwerpunkt Hilfen zur Erziehung / Kinderschutz und 4 Leitungsstellen von 18 nicht bese tzt; es standen weitere Kündigungen in Aussicht. Um eine adäquate Fallbearbeitung von Hilfen zur Erziehung zu gewährleisten, sollte die Fallbelastung grundsätzlich pro VZÄ bei 35 Fällen liegen. Zu den 35 Fällen zählen auch Prüffälle von Kindeswohlgefährdung, sowie die Bearbeitung von §8a SGB VIII / Kinderschutz-Meldungen. Aufgrund des hohen Personalmangels im Jahr 2022 lag die Fallquote deutlich höher als organisational geplant und fachlich vertretbar. Allerdings: Die Bearbeitung von Meldungen im Rahmen de s §8a SGB VIII hatte absolute Priorität und konnte stets sichergestellt werden. In enger Abstimmung mit der Personalabteilung des Fachamtes wurden folgende Maßnahmen zur Optimierung des Personalauswahlverfahrens für den BSD umgesetzt: - BewerberInnen könne n innerhalb von maximal zwei Wochen nach Bewerbungseingang an einem Auswahlverfahren teilnehmen. Von Oktober 2022 bis Sommer 2023 fanden mehrmals wöchentlich Auswahlverfahren statt. Die Auswahlverfahren wurden zeitlich verkürzt, der Fragenkatalog qualitat iv weiterentwickelt. - BewerberInnen werden nach einem erfolgreichen Gespräch zeitnah angerufen und es wird gemeinsam die Außenstelle ausgewählt in der die neue Fachkraft zukünftig arbeiten wird. Den neuen Mitarbeitenden wird die Möglichkeit eröffnet, die Außenstellen vor Dienstbeginnen kennen zu lernen und ggf. zu hospitieren. Die für die Personalbindung und Arbeitszufriedenheit erste entscheidende Phase der Einarbeitung wurde optimiert. - Zum Stichtag 01.09.2023 sind bis auf rund fünf Stellen (zum Teil Stellenanteile) mit dem Arbeitsschwerpunkt Hilfen zur Erziehung / Kinderschutz alle Stellen besetzt. Die Differenz der Vollzeit Äquivalente in den Jahren 2022 und 2023, ergibt sich durch die 9 zusätzlichen Stellen die durch das Landeskinderschutzgesetz gesch affen wurden. Seite 3 Die Mitarbeitenden in allen Außenstellen erleben die Arbeitsatmosphäre trotz hoher Arbeitsbelastung als zufriedenstellend. Aktuell wird an einem agilen Auswahlverfahren gearbeitet um die Kompetenzen der BewerberInnen noch besser einschätzen zu können. Darüber hinaus ist das Ziel die personelle Situation durch eine Über-Soll-Ausstattung so auszugestalten, dass auf Vakanzen schnell und effektiv reagiert werden kann. Ausblick: Die dezentrale, sozialraumorientierte Struktur der Bezirkssozialdienste und die in allen Außenstellen verortete Eingangsberatung für Erstkontakte und - beratungen sind vorbildhaft bezogen auf einen niedrig schwelligen Zugang ins Hilfesystem für Bürgerinnen und Bürger. Insofern erfolgt amtsintern eine Planung dahingehend, die Beratungsangebote im Bereich Sozialhilfe ebenfalls dezentral zu organisieren, um die häufig komplexen Problemlagen von Familien umfasse nd an einer Stelle aufzunehmen, zu bearbeiten und/oder weiterzuleiten. Sachgebiet Kinderschutzdienst - Leitung Frau Schmitt Der im August 2022 neu gegründete Kinderschutzdienst stellt sicher, dass zu jeder Tages- und Nachtzeit eine eingehende Kinderschu tzmeldung zu einem oder mehreren Kindern in unserer Stadt nach klar definierten gesetzlichen Standards bearbeitet und eine ggf. festgestellte Gefährdung umgehend abgewendet wird. Die personelle Situation hat sich in den letzten Monaten wie folgt entwickelt: Von 19,5 VZÄ Stellen sind aktuell im September 2023 insgesamt 16 Stellen besetzt, Vollbesetzung ist absehbar in Aussicht. Hier ist hervorzuheben, dass diese Stellen additiv zu den Stellen im BSD zu sehen sind. 81% 19% BSD: BESETZUNG DER STELLEN MIT DEM SCHWERPUNKT HILFEN ZUR ERZIEHUNG/KINDERSCHUTZ ZUM 01.09.22 Insgesamt 112 VzÄ Stellen davon unbesetzte Stellen 27 96% 4% BSD: BESETZUNG DER STELLEN MIT DEM SCHWERPUNKT HILFEN ZUR ERZIEHUNG/KINDERSCHUTZ ZUM 19.09.23 Insgesamt 121 VzÄ Stellen davon unbesetzte Stellen 5 Seite 4 In den vergangenen Monaten wurde die Arb eit des Kinderschutzdienstes konzeptionell unterlegt, die Arbeitsabläufe im Kinderschutzdienst und in den Bezirkssozialdiensten wurden aufeinander abgestimmt, um Übergaben von Fällen zu strukturieren und Schnittstellen zu optimieren. Zu den Inhalten des K onzeptes Kinderschutzdienst kann zu einem späteren Zeitpunkt berichtet werden. Die Weiterentwicklung zu einem 24h Dienst wurde durch Abschluss einer Dienstvereinbarung mit dem Personalrat vorbereitet. Die Modalitäten der Arbeitsabläufe in der Nacht und am Wochenende sind klar beschrieben. Im ersten Schritt - im Übergang bis zur Vollbesetzung - ist ab Dezember 2023 eine Ausweitung der Geschäftszeiten bis 20 Uhr geplant. Ausblick: Die Bearbeitung von Kinderschutzfällen in einem zentral organisierten Dienst hat deutschlandweit ein Alleinstellungsmerkmal. Es ist geplant, die Umsetzung des Konzeptes wissenschaftlich zu begleiten. Erste Gespräche erfolgten mit Prof.Dr. Kindler vom DJI. Sachgebiet Eingliederungshilfe gem. SGBVIII - Leitung Frau Streich Aufgabe und Ziel des Sachgebiets Eingliederungshilfe ist es, seelisch behinderten oder von einer seelischen Behinderung bedrohten Kindern und Jugendlichen nach § 35a SGB VIII die Teilhabe am Leben in der Gemeinschaft zu ermöglichen oder zu erleichtern und sie so weit wie möglich unabhängig von Hilfe/Unterstützung zu machen. Das Sachgebiet verfügt aktuell über 18,5 Planstellen, davon waren im September 2023 insgesamt 2 Planstellen vakant. Aufgrund einer Dauerausschreibung ab März 2023 konnten die bis dato vakanten Stellen sukzessive besetzt werden. Die Fallzahlen im Sachgebiet Eingliederungshilfe - insbesondere im Bereich der schulischen Integrationshilfen - sind stetig steigend. In 2023 gingen bislang 267 Neuanträge für verschiedene Hilfearten ein (Stand 19.9.23), in 2022 waren es zum gleichen Zeitpunkt 223. Aktuell werden 884 Fälle im Sachgebiet Eingliederungshilfe gem. SGBVIII bearbeitet. Seite 5 In den vergangenen Monaten wurde gemeinsam mit dem Bereich Sozialhilfe ein Konzept zur Etablierung einer sog. Pool-Lösung für die Schulbegleitung entwickelt. Der ursprüngliche Plan, die Pool -Lösung bereits zum Schuljahr 2023/2024 einzuführen, wurde um ein Jahr verschoben. Hintergrund dafür war die Erfahrung, dass die Umsetzung des Konzeptes umfänglicher Abstimmungserfordernisse der beteiligten Systeme - EGH, Schule, Träger - bedarf, die in der Gänze zunächst unterschätzt wurden. Geplant ist nun eine Umsetzung zum Schuljahr 2024/2025 - zunächst im Projektstatus. Zur Optimierung der Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern auf Trägerseite wurde ein Facharbeitskreis Eingliederungshilfe als Unterarbeitskreis der AG 78 eingeführt. Der Facharbeitskreis tagt zukünftig 2mal jährlich. Ausblick: Die Sachgebiete Eingliederungshilfe im Amt für Soziales (Zuständigkeit körperlich/geistig behinderte Kinder) und Jugend (Zuständigkeit seelisch behinderte Kinder) arbeiten bereits jetzt in enger Abstimmung. Geplant ist perspektivisch eine weitere Verzahnung; aktuell befinden sich die Organisation einer gemeinsamen Eingangsberatung für ratsuchende Familien, sowie die Entwick lung von vereinfachten, gemeinsamen Antragformularen für beide Bereiche in Arbeit. Sachgebiet Verfahrenslotsen - N.N. Bezogen auf die im Rahmen der SGB VIII Reform formulierte Vorgabe des Gesetzgebers zur Einführung von Verfahrenslotsen ab dem Jahr 2024 besteht folgender Sachstand und Planung: Ein Konzept zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgabe wurde erarbeitet und mit personellen Bedarfen (7 Stellen und 1 Stelle Sachgebietsleitung) unterlegt. Zu den Inhalten des Konzeptes kann zu einem späteren Zeitpunkt berichtet werden. Die wesentlichen Aufgaben der Verfahrenslotsen sind zum einen die Unterstützung und Begleitung junger Menschen bei der Antragstellung, Verfolgung und Wahrnehmung von Leistungen der Eingliederungshilfe, sowie die Unterstützung der örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe bei der Zusammenführung der Leistungen der Eingliederungshilfe für junge Menschen in dessen Zuständigkeit. 200 210 220 230 240 250 260 270 280 Stand 19.09.22 Stand 19.09.23 Fallzahlen Entwicklung im Sachgebiet Eingliederungshilfe Neuanträge für verschiedene Hilfearten Seite 6 Sachgebiet Unbegleitete minderjährige AusländerInnen - Leitung Herr Kreuzwieser Zu den Aufgaben des Sachg ebiets Unbegleitete minderjährige AusländerInnen gehören die Inobhutnahme von Jugendlichen, die unbegleitet - also ohne sorgeberechtigte Personen - in unsere Stadt einreisen und Schutz suchen. Im Rahmen eines Clearings werden die Einrichtung einer Vormunds chaft, sowie die Einleitung von stationären Hilfen zu Erziehung umgesetzt. Ziel ist es, die jungen Menschen auf dem Weg in die Verselbständigung und zu einem eigenverantwortlichen Leben in unserer Gesellschaft zu verhelfen Die Personalstruktur im Sachgebiet war in den letzten Jahren geprägt von hohen personellen Vakanzen und Fluktuation auf MitarbeiterInnen - und Leitungsebene. Andauernde Vertretungssituationen führten zu erheblichen Arbeitsrückständen, Strukturmangel und eingeschränkter Qualität in der Bea rbeitung der Fälle. Diese Problematik wurde weitgehend gelöst. Im Mai 2023 wurde die Leitung des Sachgebietes mit Herrn Kreuzwieser besetzt. Innerhalb kürzester Zeit ist es gelungen, vakante Stellen auf MitarbeiterInnenebene zu besetzen, aktuell sind 8 von 9 Stellen besetzt. Die Stelle der stellvertretenden Sachgebietsleitung befindet sich noch im Besetzungsverfahren. Die Arbeitsprozesse für das Sachgebiet wurden neu beschrieben und festgelegt. Die Inaugenscheinnahme zur Altersfeststellung der unbegleiteten Jugendlichen, sowie die Einschätzung des pädagogischen Bedarfs werden durch die pädagogischen Fachkräfte des Sachgebietes mit hoher Qualität und Expertise durchgeführt. Ausblick: Struktur und Organisation des Sachgebietes werden in den komme nden Monaten weiter optimiert. Geplant ist u.a. die Einführung eines Eingangsmanagements für die Erstkontakte und Inaugenscheinnahmen der unbegleiteten Jugendlichen. Aufgrund der stetig steigenden Anzahl von geflüchteten Minderjährigen ist die Unterbringung und stationäre Betreuung der Jugendlichen aktuell eine besondere Herausforderung. Diesbezüglich wird in Kooperation mit Trägern der freien Jugendhilfe nach adäquaten Lösungen gesucht. Sachgebiet Wirtschaftliche Erziehungshilfe - Leitung Frau Weyer Das Sachgebiet Wirtschaftliche Erziehungshilfe befasst sich mit der verwaltungsmäßigen und fiskalischen Umsetzung von Jugendhilfeleistungen. Zu den Aufgaben gehört die Zahlungsabwicklung im Rahmen von bewilligten Hilfen zur Erziehung, sowie die Prüfung und Verfolgung von Ansprüchen gegenüber Dritten und das Überprüfen von Zahlungseingängen. Die personelle Situation im Sachgebiet war in den letzten Monaten geprägt von personellen Vakanzen auf MitarbeiterInnen - und Leitungsebene. Inzwischen ist es gelungen, die vorhandenen 4 Teamleitungs -Stellen zu besetzen. Von 37 Stellen auf MitarbeiterInnenebene sind aktuell noch 6 Stellen vakant. Ein großes Projekt der letzten Monate war die Optimierung des Genehmigungsverfahrens für erzieherische Hilfen. Im Zusammenwirke n der Sachgebiete Bezirkssozialdienste, Eingliederungshilfe und Wirtschaftliche Erziehungshilfe wurde der gesamte Prozess neu strukturiert und so aufgestellt, dass Seite 7 Zahlungsrückstände im Bereich Hilfen zur Erziehung perspektivisch weitestgehend vermieden werden können. Ausblick: Für das Sachgebiet erfolgt aktuell eine Organisations-Untersuchung; es ist davon auszugehen, dass die Fallzahlen pro Fachkraft aktuell zu hoch sind und eine Stellenzusetzung erforderlich wird. Sachgebiet Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen - Leitung aktuell vakant Das Sachgebiet Entgelte- und Qualitätsvereinbarungen ist dafür zuständig Träger der Jugendhilfe zu akquirieren, sowie Entgelte zu entsprechenden Leistungen zu verhandeln. Im Zuge dessen werden Leistungs - und Qualitätsbeschreibungen, sowie die pädagogischen Konzepte der Träger überprüft und