Einführung eines digitalen Abstimmungssystems für die Sitzungen des Rates der Landeshauptstadt Düsseldorf

ADIG/038/2025 X öffentlich nicht öffentlich Informationsvorlage Betrifft: Einführung eines digitalen Abstimmungssystems für die Sitzungen des Rates der Landeshauptstadt Düsseldorf Fachbereich: 10 - Hauptamt Dezernentin / Dezernent: Beigeordneter Olaf Wagner Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Beratungsqualität Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation 20.11.2025 Kenntnisnahme Sachdarstellung: Mit mehrheitlichem Beschluss zum Antrag auf Drucksache ADIG/018/2022 beauftragte der Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation die Verwaltung mit der Beschaffung eines digitalen Abstimmungssystems für die Sitzungen des Rates der Landeshauptstadt Düsseldorf. Hierbei rückte die Neuausrichtung des Projekts in den Fokus. Das Projekt erforderte diese Neuausrichtung der Zeitplanung, da die Testung der zuvor anvisierten Softwarelösung, zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führte. Daraufhin führte die Landeshauptstadt Düsseldorf eine öffentliche Ausschreibung (DUS-2025- 0359) durch, um ein System zu beschaffen, welches den technischen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen der Landeshauptstadt Düsseldorf entspricht. Im Rahmen des Vergabeverfahrens gingen zwei Angebote ein, die anhand einer Bewertungsmatrix sowie eines umfangreichen Kriterienkatalogs geprüft und bewertet wurden. Die nachfolgend beschriebene Lösung der Firma Intevation GmbH erhielt den Zuschlag, sodass die Software nun eingeführt werden soll. Vorgesehen ist die Nutzung des Systems zunächst für die Sitzungen des Rates der Landeshauptstadt Düsseldorf. Die Software „OpenSlides" der Firma Intevation GmbH unterstützt die Verwaltung bei der effizienten, präzisen und rechtssicheren Durchführung von Abstimmungen. Sie bietet insbesondere folgende Funktionen: 1. Präzise und automatisierte Auszählung der Stimmen, 2. Unterstützung offener, namentlicher und geheimer Abstimmungen, 3. Entfall der manuellen Auszählung von Handzeichen, 4. Vermeidung von Abstimmungsfehlern und Ungenauigkeiten, 5. Reduzierung des Papieraufwands insbesondere bei geheimen Abstimmungen, Seite 2 6. Vereinfachung des Aufrufs der Ratsmitglieder bei namentlichen Abstimmungen, 7. Entlastung der Verwaltungsmitarbeitenden in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, 8. Möglichkeit der digitalen Stimmabgabe als Grundlage für digitale und hybride Sitzungen, 9. Präsentationsmodus zur transparenten Darstellung der Ergebnisse. Betrieben wird das digitale Abstimmungssystem durch die Firma Intevation GmbH im DSGVO- konformen Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH. Der Einführungsprozess gliedert sich in mehrere Phasen:  Leistungsbeginn: erfolgte mit Zuschlagserteilung im Juni 2025.  Konfiguration und Grundinstallation: innerhalb von zwei Wochen nach Leistungsbeginn abgeschlossen.  Test- und Funktionsprüfung: umfassende Funktions- und Lasttests mit bis zu 100 Teilnehmenden wurden erfolgreich durchgeführt.  Anpassungen: erfolgen fortlaufend, teilweise parallel zur Testphase, um Ergebnisse unmittelbar umzusetzen.  Schulungen: für Administratorinnen, den 1st-Level-Support und Schriftführungen wurden bereits erfolgreich durchgeführt.  Produktivbetrieb: ein Demonstrationsbetrieb ist für die Sitzung des ADIG am 20.11.2025 und die Ratssitzung am 11.12.2025 vorgesehen. Der Produktivbetrieb erfolgt nach der entsprechenden Änderung der Geschäftsordnung des Rates, deren Beschlussfassung voraussichtlich in der Ratssitzung am 11.02.2026 erfolgen soll.  Förmliche Abnahme: erfolgt nach erfolgreichem Produktivbetrieb im Rat. Kosten, Finanzierung und rechtliche Prüfung: Die Finanzierung der Einführung und des Betriebs des digitalen Abstimmungssystems für die Sitzungen des Rates der Landeshauptstadt Düsseldorf erfolgt aus dem bestehenden Projektbudget „Digitales Abstimmungssystem" (Digitaloffensive - Projekt D0441) des Hauptamtes. Zusätzliche Haushaltsmittel sind nicht erforderlich. Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens wurden die Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Barrierefreiheit geprüft. Der Betrieb erfolgt DSGVO-konform im zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH. Die Einführung des digitalen Abstimmungssystems „OpenSlides" stellt einen wichtigen Schritt zur weiteren Digitalisierung der Rats- und Ausschussarbeit dar. Durch den Einsatz moderner Technologie werden Abstimmungsprozesse effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig gestaltet. Die gewonnenen Erfahrungen dienen als Grundlage für eine mögliche spätere Ausweitung auf weitere Gremien. Damit leistet die Landeshauptstadt Düsseldorf einen weiteren Beitrag zur digitalen Modernisierung kommunaler Entscheidungsprozesse. Zur Sicherstellung eines geordneten Erprobungs- und Evaluationszeitraums wird die Nutzung des digitalen Abstimmungssystems „OpenSlides" der Firma Intevation GmbH zunächst bis zum 30.06.2027 befristet eingeführt.