Haushaltsantrag der FDP-Ratsfraktion: Antworten auf Knopfdruck – Investition in ein modernes Controlling und effizientes Wissensmanagement

RAT/410/2024 X öffentlich nicht öffentlich Düsseldorf, 04.12.2024 Ratsfraktion - FDP An Herrn Oberbürgermeister Dr. Stephan Keller Antrag der FDP-Ratsfraktion Zur Sitzung des Rates am 12.12.2024 Betrifft: Haushaltsantrag der FDP-Ratsfraktion: Antworten auf Knopfdruck - Investition in ein modernes Controlling und effizientes Wissensmanagement Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister, im Namen unserer Fraktion bitten wir Sie, nachfolgenden Haushaltsantrag auf die Tagesordnung der Sitzung des Rates am 12. Dezember 2024 zu setzen und zur Abstimmung zu bringen: Antrag: Effiziente, digitale Prozesse für eine moderne Verwaltung Für die nachhaltige Digitalisierung der Stadt Düsseldorf und eine Modernisierung der Verwaltungsprozesse beantragen wir folgende Haushaltsmittel: 1. Einführung einer Business-Intelligence-Suite (BI-Suite): Bereitstellung von automatisierten Entscheidungsgrundlagen für Politik und Verwaltung durch ein dynamisches Reporting-System (300.000 EUR für Software und Pilotimplementierung). 2. Einführung eines Programmmanagements: Ganzheitliche Steuerung, incl. Budgetplanung und Priorisierung aller IT- Projekte (150.000 EUR für Implementierungsunterstützung ). 3. Zentrale Prozessdokumentation: Aufbau einer digitalen Plattform zur Erfassung, Analyse und Optimierung aller Verwaltungsprozesse als Grundlage für Wissensmanagement und Effizienzsteigerung (300.000 EUR für Software und Pilotimplementierung). Seite 2 Begründung: Die Verwaltung der Stadt Düsseldorf steht vor großen Herausforderungen. Der demographische Wandel wird zur Folge haben, dass viele Stellen zukünftig nicht mehr besetzt werden können. Die Digitalisierung ist eine der zentralen Standortfragen für Düsseldorf. Umso wichtiger ist es, dass die Digitalisierungsmaßnahmen nicht nur schnell und umfassend erfolgen, sondern dass jetzt wichtige Grundlagen gelegt werden, um Verwaltungsprozesse effektiver zu machen und auch zukünftig schneller anpassen zu können. 1. Einführung einer BI-Suite - Automatisierung für fundierte Entscheidungen Aktuell ist die Berichterstattung der Stadtverwaltung durch zeitaufwändige manuelle Prozesse geprägt. Politische Anfragen erfordern das Zusammensuchen und Aufbereiten von Daten aus versc hiedenen Systemen, was zu verzögerten und fehleranfälligen Ergebnissen führt. Oftmals stehen Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern die notwendigen Informationen erst kurz vor Sitzungen zur Verfügung.  Mit einer BI-Suite wird dieser Prozess automatisiert. Eine zentrale Reporting- Plattform liefert aktuelle und verlässliche Daten in Echtzeit und kann flexibel an politische oder verwaltungsinterne Anforderungen angepasst werden.  Die BI-Suite reduziert den Arbeitsaufwand für Berichte erheblich und sorgt für eine transparente und zukunftsfähige Entscheidungsbasis in der Verwaltung und Politik. 2. Einführung eines zentralen Programmmanagements - Überblick und Kontrolle aller IT-Projekte Düsseldorf hat die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen gesteigert, doch fehlt es an einer übergreifenden und transparenten Koordination. Es gibt gegenwärtig keinen umfassenden Überblick über Zeitpläne, Kosten und Abhängigkeiten aller Digitalisierungsmaßnahmen.  Ein zentrales Programmmanagement bietet die notwen dige Transparenz und Kontrolle. Es erfasst alle IT-Projekte, ihre finanziellen und personellen Ressourcen sowie die Abhängigkeiten untereinander. Durch regelmäßiges Controlling und Berichte an den Ausschuss (ADIG) werden Abweichungen frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet.  Besonders prioritäre Projekte, von denen andere abhängen, können gezielt beschleunigt werden. Zusätzlich schafft das Programmmanagement einheitliche Standards für das Veränderungsmanagement und organisiert Informations- sowie Schulungsveranstaltungen für Mitarbeitende.  Diese Maßnahme stärkt die Steuerungsfähigkeit der Verwaltung und trägt wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung der Digitalstrategie bei. Seite 3 3. Zentrale Prozessdokumentation - Wissensbasis für eine effiziente Verwaltung Die Dokumentation von Verwaltungsprozessen ist essenziell, um Prozesse zu optimieren und Wissen für Mitarbeitende langfristig zu sichern. Bisher fehlen einheitliche Standards und digitale Lösungen, um diese Aufgabe effizient zu erfüllen.  Mit einer zentralen Plattform für Prozessdokumentation werden sämtliche Abläufe systematisch erfasst und digitalisiert. Dies dient nicht nur als Grundlage für Prozessoptimierungen, sondern ermöglicht auch einen reibungslosen Wissenstransfer bei Personalwechseln oder in Krisensituationen.  Durch die Integration mit geplanten Tools für das Wissensmanagement können Synergien geschaffen und Mitarbeitende entlastet werden. Eine moderne Dokumentation schafft Transparenz und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Mit freundlichen Grüßen Mirko Rohloff Dr. Christine Rachner Thema Produkt/ Maßnahme Zeile Konto Haushaltsjahr Beträge in EUR Verbesserung (+)/ Verschlechterung (-) Digitale Verwaltung 1111120 Informations- u. Kommunikations- technologie Aufwen- dungen für sonstige Dienst- leistungen