Beschlusskontrolle des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation I/2026

ADIG/001/2026 X öffentlich nicht öffentlich Informationsvorlage Betrifft: Beschlusskontrolle des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation I/2026 Fachbereich: 10 - Hauptamt Dezernentin / Dezernent: Beigeordneter Olaf Wagner Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Beratungsqualität Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation 22.01.2026 Kenntnisnahme Sachdarstellung: In seiner Sitzung am 07.05.2015 hat der Personal- und Organisationsausschuss die Verwaltung beauftragt, eine Beschlusskontrolle zur Durchführung der Beschlüsse des Ausschusses zu erarbeiten und halbjährlich vorzulegen. Die Berichterstattung erfolgt nunmehr an den Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation. Die der Vorlage anliegende tabellarische Auflistung ist analog zur Praxis im Rat und zur besseren Transparenz aufgeteilt nach Beschlüssen, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist und solchen, deren Bearbeitung abgeschlossen ist. Anlagen: Anlage 1 Beschlüsse, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist Anlage 2 Beschlüsse, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist

Seite 1 von 12 X öffentlich nicht öffentlich Anlage 1 Beschlüsse des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist 1 02.06.2022 5.2 ADIG/018/2022 Digitales Abstimmungssystem für die Sitzungen des Rates - Einführung beschleunigen! Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Beschaffung und zur Anwendung bringen ein es digitalen Abstimmungssystems für die Sitzungen des Rates, das unter anderem aufgrund der anhaltenden COVID-19-Pandemie flexibel sowohl im bisherigen Ratssaal als auch an verschiedenen alternativen Sitzungsorten des Rates - wie beispielsweise Messehallen - eingesetzt werden kann. Frühzeitige Beteiligung der Politik bei der Prüfung und Auswahl der Systeme. Zum Zeitpunkt des Beschlusses gab es noch keine gesetzliche Grundlage für die Umsetzung. Zwischenzeitlich ist das Land den Empfehlungen und Forderungen der LHD sowie anderen Kommune gefolgt. Am 06.04.2022 hat das Land die rechtlichen Voraussetzungen für digitale/hybride Sitzungen geschaffen und mit Verordnung vom 27.04.2022 weiter konkretisiert. Neben technischen und organisatorischen Herausforderungen sind dabei auch mehrere formelle Punkte zu berücksichtigen. So ist z.B. eine Anpassung der Hauptsatzung erforderlich. Ferner müssen die Kommunen die Software für die Teilnahme bzw. auch Abstimmungen bei Seite 2 von 12 digitalen/hybriden Sitzungen durch die GPA NRW zertifizieren lassen. Gegenwärtig ist aber noch nicht bekannt, welche Kriterien für die Zertifizierung erfüllt sein müssen, sodass die Verwaltung bzw. der IT- Dienstleister noch keine konkrete Marktsichtung durchführen kann. Die formellen Aspekte werden Auswirkungen auf die Anbieterauswahl hinsichtlich einer Zertifizierung haben. Die Verwaltung richtet in diesem Zusammenhang daher zunächst eine Projektgruppe ein, die eine schnellstmögliche Umsetzung digitaler/hybrider Sitzungen für die LHD ermöglichen soll. Am 27.10.2022 wurden die Mitglieder des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine Verwaltungsorganisation im Anschluss an die reguläre Ausschusssitzung über den aktuellen Stand bezüglich der Anschaffung eines digitalen Abstimmungssystems informiert. In diesem Termin wurden zwei Verfahren vorgestellt, die im Rahmen einer vorher durchgeführten Marktanalyse als für Seite 3 von 12 den kommunalen Einsatz geeignet ausgewählt wurden. Wenige Tage vor diesem Präsentationstermin informierte die Firma Somacos, deren Produkt Session bereits seit einiger Zeit für die Ratsarbeit bei der Landeshauptstadt Düsseldorf im Einsatz ist, dass auch sie ein digitales Abstimmungssystem in ihre Software integrieren wird. Die Teilnehmenden des Präsentationstermins haben daraufhin entschieden, die Entscheidung für die Auswahl eines Abstimmungssystems zunächst zurückzustellen, um sich auch die Lösung der Firma Somacos anschauen zu können. Gegenwärtig gibt es noch kein Softwareprodukt, welches durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) für digitale/hybride Gremiensitzungen zertifiziert wurde. Am 26.04.2023 wurde die Softwarelösung der Firma Somacos für ein digitales Abstimmungssystem durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) zertifiziert. Eine Produktivsetzung dieses Moduls Seite 4 von 12 setzte nach Vorgabe von Somacos ein Update des kompletten Session- Systems voraus. Danach begann Anfang 2024 die Testphase des digitalen Abstimmungssystems. In der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine Verwaltungsorganisation am 17.08.2023 ist eine umfassende Information über den aktuellen Stand und die weitere geplante und beschriebene Vorgehensweise erfolgt. Mittlerweile konnten weitere Vorarbeiten zur Realisierung abgeschlossen werden, sodass am 12.01.2024 ein erster Test des Systems mit interessierten Mitgliedern des Ausschusses stattfinden konnte. Am 29.12.2023 wurde die Version 6 von SessionNet produktiv gesetzt. Unmittelbar danach konnten erste interne und auch externe Tests mit Gremienmitgliedern durchgeführt werden. Bei den durchgeführten Lasttests wurden erhebliche Verzögerungen bei der Abstimmung festgestellt, die aktuell in Zusammenarbeit mit der ITK- Rheinland und dem Softwarehersteller Somacos Seite 5 von 12 analysiert und zeitnah behoben werden sollen. Am 18.04.2024 wurde der ADIG über den aktuellen Sachstand mündlich informiert. Es ist geplant, dass Digitale Abstimmungssystem in der ADIG - Sitzung am 06.06.2024 zu einem ausgewählten Tagesordnungspunkt produktiv einzusetzen. Am 29.08.2024 wurde der ADIG über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems mündlich informiert. Die Verwaltung berichtete, dass die Zusammenarbeit mit dem Hersteller Somacos vorerst beendet wurde, da die vorhandenen Verzögerungen nicht zeitnah behoben werden konnten. Aktuell finden eine Marktsichtung sowie Testung weiterer möglicher Produkte statt, um eine alternative Lösung bereitstellen zu können. In der Sitzung des ADIG vom 05.12.2024 wurde mündlich über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems berichtet. Hierbei rückte die Neuausrichtung des Projekts in den Fokus. Das Seite 6 von 12 Projekt erforderte diese Neuausrichtung der Zeitplanung, da die Testung der zuvor anvisierten Softwarelösung zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führte. Das Projektvorgehen wurde in vier Phasen unterteilt. Die erste Phase ist voraussichtlich bis Anfang 2025 und die letzte bis voraussichtlich Sommer 2025 abgeschlossen. Am 19.02.2025 wurde der ADIG über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems mündlich informiert. Es wurde berichtet, dass die Phase 1 „Anforderungserhebung und Marktrecherche" abgeschlossen wurde. Aktuell befindet sich das Projekt in der Phase 2 „Vergabeverfahren". Die Vergabe wurde am 23.04.2025 auf der Vergabeplattform veröffentlicht. Die Zuschlagserteilung erfolgte am 30.06.2025. Anschließend der Konfigurationsworkshop, Schulungen für die Verwaltung sowie ein erster großer Test. In der Ratssitzung am 11.12.2025 wurde das digitale Seite 7 von 12 Abstimmungssystem getestet. Eine Produktivsetzung ist für 2026 geplant. 2 06.06.2024 5.3 Plastikkarten durch Wallet- Lösungen ergänzen Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Bereitstellung ausgewählter kommunaler Leistungen der Landeshauptstadt Düsseldorf, die bis dato in Form von Plastikkarten angeboten werden, zusätzlich als digitale Karten in Wallet- Anwendungen für iOS und Android, soweit dies rechtlich möglich ist. Bericht im ADIG über das weitere Vorgehen der Verwaltung. Der Projektauftrag für die Umsetzung der Wallet-Lösung für den Düsselpass befindet sich in der finalen Abstimmung. Aufgrund von erforderlichen Schnittstellen und dem Datenaustausch mit dem Jobcenter wird derzeit konservativ mit einer Umsetzung Anfang 2026 kalkuliert. Das Amt für Soziales und Jugend & das Hauptamt prüfen eine mögliche Beschleunigung, ggf. auch mit Unterstützung der Düsseldorf Digitalagentur, um eine schnellstmögliche Umsetzung sicherzustellen. Die Verwaltung wird dem ADIG im Q2 2025 ein neues Update zum Projektfortschritt geben. Der erste Teil des Livetests für den Düsselpass ist am 18.12.2025 gestartet. Der Testbetrieb dient der Überprüfung der technischen und Seite 8 von 12 organisatorischen Abläufe unter Realbedingungen. Sofern der Livetest planmäßig und stabil verläuft, ist im nächsten Schritt der Rollout für die Landeshauptstadt Düsseldorf vorgesehen. Für die Einbindung des Jobcenters wird derzeit von einem Start zu Beginn des zweiten Quartals 2026 ausgegangen. 3 06.06.2024 5.4 Konzeptauftrag: Implementierung eines durch Künstliche Intelligenz (KI) unterstützten Chatbots Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Entwicklung eines Konzeptes - möglichst unter Beteiligung von Unternehmen aus der Digitalwirtschaft - zur Implementierung eines Chatbots, der von Bürgerinnen und Bürgern an die Verwaltung gerichtete Anfragen und Auskunftsersuchen kompetent, kontextsensibel und gut verständlich beantworten kann. Vorstellung des Konzeptes in einer der nächsten ADIG-Sitzungen. Eine Stärken- und Schwächen- Analyse unter Berücksichtigung von Erfahrungen aus anderen Kommunen soll Bestandteil des Konzepts sein. Um einen möglichst umfassenden und Nutzer*innenzentrierten Service zu implementieren, beabsichtigt die Verwaltung eine externe Expertise bei der Konzepterstellung hinzuzuziehen. Im Januar wird es einen extern unterstützten Workshop geben, der diesen Konzeptionierungsprozess einleitet. Der KI-Chatbot befindet sich seit Oktober 2025 in einem Pilotprojekt, in dem nach und nach mit allen Ämtern ge sprochen werden soll, die mit Inhalten auf der Homepage der Stadt vertreten sind. Bis zum 17.12.2025 wurden bereits 14 Ämter interviewt. Seite 9 von 12 Die Testphase hat gezeigt, dass der Bot schon eine sehr gute Qualität vorweisen kann, einige Ämter jedoch sehr veraltete und daher teilweise falsche Inhalte auf ihren Seiten haben und diese daher falsch vom Chatbot ausgegeben werden. Hier müssen die Webseiten entsprechend durch die Ämter angepasst werden. Der Bot wurde am 21 .12.2025 mit den ersten Ämtern auf deren Unterseiten produktiv gesetzt. Der Chatbot hat die Inhalte dieser Ämter wiedergeben und wurde bis zum 06.01.2026 bereits von knapp 1.000 Nutzenden befragt. Es gab bislang kein negatives Feedback. Der weitere Rollout mit allen Ämtern erfolgt kontinuierlich bis Anfang Februar 2026. 4 19.02.2025 5.1 Prüfung der Rahmenbedingungen für die Umsetzung eines flächendeckenden und stadtweiten Long Range Wide Area Networks (LoRaWAN) Die Verwaltung wird gebeten, die technischen, organisatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen für die Umsetzung eines flächendeckenden und stadtweiten LoRaWANs in Düsseldorf zu prüfen. Dabei soll insbesondere 1. die notwendige Infrastruktur für ein durchgehendes LoRaWAN - Die Verwaltung ist derzeit noch in der Finalisierung der geforderten Prüf-Aspekte und Zusammentragung der Ergebnisse. Ein Ergebnisbericht mit dem geplanten weiteren Vorgehen hierzu ist voraussichtlich für die ADIG- Sitzung im April 2026 vorgesehen. Seite 10 von 12 Netzwerk für Düsseldorf definiert werden. 2. ein strategischer Plan für den Ausbau des LoRaWAN- Netzwerkes unter Berücksichtigung vorhandener LoRaWAN-Strukturen und deren Integration in ein gesamtheitliches Netz erarbeitet werden. 3. ein Prüfergebnis zu möglichen Kooperationen mit lokalen und regionalen Partnerinnen und Partnern und Betreibermodellen bei der Umsetzung eines LoRaWANs vorgestellt werden. 4. der Finanzierungsbedarf für den Aufbau und den Betrieb des flächendeckenden LoRaWANs ermittelt werden. 5 20.09.2025 6.1 Einführung des Digitalen Beschwerde- und Anliegenmanagements in Düsseldorf (BeAM) Die Verwaltung wird beauftragt: 1) das Digitale Beschwerde- und Anliegenmanagement (BeAM) schnellstmöglichst in allen Ämtern und Dezernaten der Stadtverwaltung Düsseldorf einzuführen, die der Verwendung zugestimmt haben, • Einigung mit dem Personalrat über die Einbindung des Beschwerdemanagement s • Büro 01 testet die Anwendung. Seite 11 von 12 2) Möglichkeiten zu schaffen, Anliegen und Beschwerden nicht nur direkt einzugeben, sondern auch den Bearbeitungsstand transparent verfolgen zu können, 3) nach erfolgreicher Einführung des BeAM eine Informationskampagne für Bürger*innen zu konzeptionieren, um die neue Plattform bekannt zu machen und deren Nutzung zu fördern und dem Ausschuss eine jährliche Evaluation vorzulegen. 4) die Implementierung einer interaktiven, geobasierten Karte, auf der Bürger*innen gemeldete Anliegen und deren Bearbeitungsstatus einsehen • Änderungswünsche / Vorschläge werden umgesetzt. • Es muss eine Dienstvereinbarung abgeschlossen werden. • Der Bearbeitungsstand wird innerhalb einer Organisationseinheit sichtbar. • Automatische Meldungen an Bürger per Mail bei Eingang/ zwischen Meldung/ Erledigung der Beschwerde sind geplant. • Informationskampagne wird nach erfolgreicher Einführung von BeAM in der Verwaltung angestrebt. • Der Hersteller von BeAM erstellt eine Kalkulation für die Implementierung einer interaktiven Karte. Seite 12 von 12 können, zu prüfen und gegebenenfalls zu konzipieren. • Die Implementierung ist anonymisiert möglich.

Vorlage ADIG/001/2026 Seite 1 von 3 X öffentlich nicht öffentlich Anlage 2 Beschlüsse des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation, deren Bearbeitung abgeschlossen ist lfd. Nr. Auftrag vom: TOP Beschluss (in Kurzform): Sachstand: 1 16.01.2025 ADIG 6.1 Antrag der Ratsfraktionen von CDU und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Einführung von Pop-Up Bürgerbüros in Düsseldorf 2025 - "Das Bürgeramt kommt in die Stadtteile!" Der ADIG beauftragt die Verwaltung: 1. Im Jahr 2025 dreimal jährlich, jeweils vor den Oster-, Sommer- und Weihnachtsferien, aufsuchende Bürgerservices - sogenannte Pop- Up Bürgerbüros - in den Stadtteilen Düsseldorfs anzubieten und die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen für die Umsetzung des Projekts bereitzustellen. Diese Pop-Up Bürgerservices sollen zunächst mit Pass- und Ausweis- und Meldeangelegenheiten starten und schrittweise um weitere Beratungs- und Serviceangebote erweitert werden. 2. Für die Durchführung öffentliche Räume wie Museen, Bibliotheken oder bekannte Unternehmen zu Mit der Konzeption und Umsetzung des Düsseldorfer Pop-Up -Sommers im Jahr 2025 wurde der Auftrag umgesetzt. Das Konzept basierte auf drei Säulen: 1. Verlängerte Öffnungszeiten an drei Mittwochen vor den Oster- und Sommerferien (rund 1.200 angebotene Termine) 2. Pop-Up-Bürgerbüros an besonderen Orten an vier Terminen (etwa 80 wahrgenommene Termine) 3. Mobiles Bürgerbüro in den Stadtteilen an drei Terminen (sehr geringe Nutzung) Die gesamte Bilanz kann dem mündlichen Bericht unter TOP 10 aus der Sitzung vom 18.09.2025 entnommen werden. Vorlage ADIG/001/2026 Seite 2 von 3 lfd. Nr. Auftrag vom: TOP Beschluss (in Kurzform): Sachstand: nutzen, um die Dienstleistungen bürgernah anzubieten. 3. Nach einem Jahr eine Evaluation des Projekts durchzuführen und im ADIG darüber Bericht zu erstatten. Es ist geplant, die bewährten Elemente des Konzepts „Pop-Up -Sommer" auch in 2026 fortzuführen. 2 08.05.2025 ADIG 5.1 Antrag der Ratsfraktion DIE LINKE: Abstimmungsergebnisse im Ratsinformationssystem veröffentlichen (abweichende Beschlussfassung) Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Im Ratsinformationssystem werden sobald möglich die detaillierten Abstimmungsergebnisse zu allen Beschlussvorlagen der Ausschüsse und des Rates veröffentlicht. Sollten hierfür technische Anpassungen nötig sein, prüft die Verwaltung und stellt das Ergebnis in einer der nächsten Sitzungen dar. In der Sitzung des ADIG vom 05.12.2024 wurde der Antrag der Ratsfraktion DIE LINKE mündlich beantwortet. Die Verwaltung berichtete, dass die Schriftführungen angewiesen sind, unverzüglich nach Sitzungsende das detaillierte Abstimmungsergebnis als auch das Abstimmungsverhalten je nach Fraktion in Session zu hinterlegen. So steht dies auch in der internen Geschäftsanweisung Ratssitzungsdienst. Die Abstimmungsergebnisse, die nach Aufruf der jeweiligen Sitzungen im Ratsinformationssystem bei den jeweiligen TOPs zu sehen sind, dienen lediglich der Schnellinformation. Eine detaillierte Aufschlüsselung je nach Fraktion ist an dieser Stelle systemtechnisch nicht möglich. Vorlage ADIG/001/2026 Seite 3 von 3 lfd. Nr. Auftrag vom: TOP Beschluss (in Kurzform): Sachstand: Daher wird das detaillierte Abstimmungsergebnis jeweils im TOP selbst sowie in der Niederschrift hinterlegt. Die Detailansicht kann über Aufruf des jeweiligen TOPs angezeigt werden. Die Abstimmungsergebnisse und das jeweilige Abstimmungsverhalten je nach Fraktion sind somit für die Öffentlichkeit zugänglich. Für den Rat gilt diese Regelung explizit nicht, daher wird lediglich im unmittelbaren Nachgang zur Sitzung ein Kurzprotokoll erstellt, damit alle Informationen für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Das detaillierte Abstimmungsverhalten ist sowohl der Aufzeichnung der Ratssitzung als auch der genehmigten Niederschrift zu entnehmen. Die Schriftführungen wurden im Mai schriftlich als auch mündlich beim Schriftführungstreffen am 04.07.2025 auf die Regelungen hingewiesen und haben die Abstimmungsergebnisse im Nachgang ins System eingepflegt.