Beschlusskontrolle des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation I/2025

ADIG/002/2025 X öffentlich nicht öffentlich Informationsvorlage Betrifft: Beschlusskontrolle des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation I/2025 Fachbereich: 10 - Hauptamt Dezernentin / Dezernent: Beigeordneter Olaf Wagner Beratungsfolge: Gremium Sitzungsdatum Beratungsqualität Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation 16.01.2025 Kenntnisnahme Sachdarstellung: In seiner Sitzung am 07.05.2015 hat der Personal- und Organisationsausschuss die Verwaltung beauftragt, eine Beschlusskontrolle zur Durchführung der Beschlüsse des Ausschusses zu erarbeiten und halbjährlich vorzulegen. Die Berichterstattung erfolgt nunmehr an den Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation. Die der Vorlage anliegende tabellarische Auflistung ist analog zur Praxis im Rat und zur besseren Transparenz aufgeteilt nach Beschlüssen, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist und solchen, deren Bearbeitung abgeschlossen ist. Anlagen: Anlage 1 Beschlüsse, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist Anlage 2 Beschlüsse, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist

Seite 1 von 5 X öffentlich nicht öffentlich Anlage 1 Beschlüsse des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist 1 02.06.2022 ADIG 5.2 ADIG/018/2022 Antrag der Ratsfraktionen von CDU und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Digitales Abstimmungssystem für die Sitzungen des Rates - Einführung beschleunigen! Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Beschaffung und zur Anwendung bringen ein es digitalen Abstimmungssystems für die Sitzungen des Rates, das unter anderem aufgrund der anhaltenden COVID-19-Pandemie flexibel sowohl im bisherigen Ratssaal als auch an verschiedenen alternativen Sitzungsorten des Rates - wie beispielsweise Messehallen - eingesetzt werden kann. Frühzeitige Beteiligung der Politik bei der Prüfung und Auswahl der Systeme. Am 26.04.2023 wurde die Softwarelösung der Firma Somacos für ein digitales Abstimmungssystem durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) zertifiziert. Eine Produktivsetzung dieses Moduls setzte nach Vorgabe von Somacos ein Update des kompletten Session- Systems voraus. Danach begann Anfang 2024 die Testphase des digitalen Abstimmungssyst ems. In einem gemeinsamen Schreiben mit den Oberbürgermeisterinnen der Städte Köln und Bonn vom 19.05.2023 hatte sich Herr Oberbürgermeister Dr. Keller an die zuständige Ministerin, Frau Scharrenbach, gewandt und im Hinblick auf die Einführung von Videokonferenz- und Abstimmungsanwendungen zur Durchführung hybrider und digitaler Seite 2 von 5 Sitzungen um pragmatische Lösungen bezüglich der Zertifizierung durch die GPA gebeten. In der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine Verwaltungsorganisation am 17.08.2023 ist eine umfassende Information über den aktuellen Stand und die weitere geplante und beschriebene Vorgehensweise erfolgt. Mittlerweile konnten weitere Vorarbeiten zur Realisierung abgeschlossen werden, sodass am 12.01.2024 ein erster Test des Systems mit interessierten Mitgliedern des Ausschusses stattfinden konnte. Die Einladung hierzu ist am 22.11.2023 über die Ratsfraktionen erfolgt. Am 29.08.2024 wurde der ADIG über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems mündlich informiert. Die Verwaltung berichtete, dass die Zusammenarbeit mit dem Hersteller Somacos vorerst beendet wurde, da die vorhandenen Verzögerungen nicht zeitnah behoben werden Seite 3 von 5 konnten. Aktuell finden eine Marktsichtung sowie Testung weiterer möglicher Produkte statt, um eine alternative Lösung bereitstellen zu können. In der Sitzung des ADIG vom 05.12.2024 wurde mündlich über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems berichtet. Hierbei rückte die Neuausrichtung des Projekts in den Fokus. Das Projekt erforderte diese Neuausrichtung der Zeitplanung, da die Testung der zuvor anvisierten Softwarelösung zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führte. Das Projektvorgehen wurde in vier Phasen unterteilt. Die erste Phase ist voraussichtlich bis Anfang 2025 und die letzte bis voraussichtlich Sommer 2025 abgeschlossen. Der nächste mündliche Bericht soll am 19.02.2025 in der Sitzung des ADIG stattfinden. Seite 4 von 5 2 06.06.2024 ADIG 5.3 Antrag der Ratsfraktionen von CDU und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Plastikkarten durch Wallet- Lösungen ergänzen Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Bereitstellung ausgewählter kommunaler Leistungen der Landeshauptstadt Düsseldorf, die bis dato in Form von Plastikkarten angeboten werden, zusätzlich als digitale Karten in Wallet- Anwendungen für iOS und Android, soweit dies rechtlich möglich ist. Bericht im ADIG über das weitere Vorgehen der Verwaltung. Der Projektauftrag für die Umsetzung der Wallet-Lösung für den Düsselpass befindet sich in der finalen Abstimmung. Aufgrund von erforderlichen Schnittstellen und dem Datenaustausch mit dem Jobcenter wird derzeit konservativ mit einer Umsetzung Anfang 2026 kalkuliert. Das Amt für Soziales und Jugend & das Hauptamt prüfen eine mögliche Beschleunigung, ggf. auch mit Unterstützung der Düsseldorf Digitalagentur, um eine schnellstmögliche Umsetzung sicherzustellen. Die Verwaltung wird dem ADIG im Q2 2025 ein neues Update zum Projektfortschritt geben. Seite 5 von 5 3 06.06.2024 ADIG 5.4 Antrag der Ratsfraktionen von CDU und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Konzeptauftrag: Implementierung eines durch Künstliche Intelligenz (KI) unterstützten Chatbots Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Entwicklung eines Konzeptes - möglichst unter Beteiligung von Unternehmen aus der Digitalwirtschaft - zur Implementierung eines Chatbots, der von Bürgerinnen und Bürgern an die Verwaltung gerichtete Anfragen und Auskunftsersuchen kompetent, kontextsensibel und gut verständlich beantworten kann. Vorstellung des Konzeptes in einer der nächsten ADIG-Sitzungen. Eine Stärken- und Schwächen- Analyse unter Berücksichtigung von Erfahrungen aus anderen Kommunen soll Bestandteil des Konzepts sein. Um einen möglichst umfassenden und Nutzer*innenzentrierten Service zu implementieren, beabsichtigt die Verwaltung eine externe Expertise bei der Konzepterstellung hinzuzuziehen. Im Januar wird es einen extern unterstützten Workshop geben, der diesen Konzeptionierungsprozess einleitet.

Vorlage ADIG/002/2025 Seite 1 von 2 X öffentlich nicht öffentlich Anlage 2 Beschlüsse des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und O rganisation, deren Bearbeitung abgeschlossen ist lfd. Nr. Auftrag vom: TOP Beschluss (in Kurzform): Sachstand: 1 15.03.2022 6.1 ADIG/011/2022 Antrag der Ratsfraktionen CDU und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Die Digitalisierung für alle erlebbar machen: ein #smartlab düsseldorf Der ADIG beauftragt die Verwaltung: Prüfung, welche städtischen Gebäude als Plattform, Begegnungsort und Reallabor genutzt werden können, um im Dialog, in Seminaren, Vorträgen und Ausstellungen die Digitalisierung für Bürgerinnen und Bürger erlebbar zu machen und um Impulse und Austausch für eine Innovationskultur im digitalen Raum zu liefern. Erstellung eines Konzeptes für Düsseldorf in einem offenen Workshopverfahren unter Berücksichtigung von erfolgreichen Best Practice anderer Städte. Am 01.12.2022 wurde den Fraktionen im Rahmen der „Kleinen Kommission Smart City" ein Konzept für ein Digitallabor in den Räumlichkeiten der KAP1 Zentralbibliothek vorgestellt. Die Feinplanung für die Räumlichkeiten erfolgte mit einem Messebauer. Die Umsetzung des Smartlab hat in Teilen bis zum Ende des Jahres 2023 stattgefunden. Das Labor wird inzwischen pilotweise genutzt, auch testweise Workshops für die Erstellung der Digitalstrategie fanden dort statt. Bis Jahresende 2024 wurden die räumlichen Begebenheiten weiter optimiert, bspw. hinsichtlich einer Steckdosen- und Netzwerk- Abdeckung. Ab Beginn des Jahres 2025 kann die Fläche gesamtstädtisch gebucht und genutzt werden. Die Vorlage ADIG/002/2025 Seite 2 von 2 lfd. Nr. Auftrag vom: TOP Beschluss (in Kurzform): Sachstand: Inbetriebnahme wird laufend evaluiert und weiterentwickelt. 2 29.08.2024 6.1 ADIG/026/2024 Interfraktioneller Antrag der Ratsfraktionen von CDU, BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN, SPD, FDP, Die PARTEI-Klima: Informationsreise Smart Country Convention 2024 Der ADIG beauftragt die Verwaltung: 1. Vorbereitung und Durchführung einer Informationsreise von jeweils zwei ADIG-Mitgliedern pro Fraktion zur Kongressmesse Smart Country Convention 2024 zur Qualifizierung, Information sowie zum Austausch mit anwesenden Besucher*innen aus Politik und Verwaltung. 2. Die entsprechenden Finanzmittel für Fahrtkosten, Eintritt und ggf. zwei Übernachtungen/Person sind durch den HFA zu genehmigen und aus einem entsprechenden Produkt als Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeit zur Verfügung zu stellen. Die Informationsreise wurde durchgeführt. In der ADIG-Sitzung am 31.10.2024 erfolgte ein Austausch im Nachgang zur Kongressmesse Smart Country Convention .