Beschlusskontrolle des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation II/2026

ADIG/035/2026 X öffentlich nicht öffentlich Informationsvorlage Betrifft: Beschlusskontrolle des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation II/2026 Fachbereich: 10 - Hauptamt Dezernentin / Dezernent: Beigeordneter Olaf Wagner Beratungsfolge: Gremium SitzungsdatumBeratungsqualität Ausschuss für Digitalisierung, 03.09.2026Kenntnisnahme Personal und Organisation Sachdarstellung: In seiner Sitzung am 07.05.2015 hat der Personal- und Organisationsausschuss die Verwaltung beauftragt, eine Beschlusskontrolle zur Durchführung der Beschlüsse des Ausschusses zu erarbeiten und halbjährlich vorzulegen. Die Berichterstattung erfolgt nunmehr an den Ausschuss für Digitalisierung, Personal und Organisation. Die der Vorlage anliegende tabellarische Auflistung ist analog zur Praxis im Rat und zur besseren Transparenz aufgeteilt nach Beschlüssen, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist und solchen, deren Bearbeitung abgeschlossen ist. Anlagen: Anlage 1 Beschlüsse, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist Anlage 2 Beschlüsse, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist

X öffentlich nicht öffentlich Anlage 1 Beschlüsse des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und Organisation, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist 1 06.06.2024 5.3 Der ADIG beauftragt die Der Projektauftrag für die ADIG Antrag der Ratsfraktionen von CDU Verwaltung: Umsetzung der Wallet-Lösung für und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: den Düsselpass befindet sich in der Plastikkarten durch Wallet- Bereitstellung ausgewählter finalen Abstimmung. Lösungen ergänzen kommunaler Leistungen der Landeshauptstadt Düsseldorf, die Aufgrund von erforderlichen bis dato in Form von Plastikkarten Schnittstellen und dem angeboten werden, zusätzlich als Datenaustausch mit dem Jobcenter digitale Karten in Wallet- wird derzeit konservativ mit einer Anwendungen für iOS und Android, Umsetzung Anfang 2026 kalkuliert. soweit dies rechtlich möglich ist. Bericht im ADIG über das weitere Das Amt für Soziales und Jugend & Vorgehen der Verwaltung. das Hauptamt prüfen eine mögliche Beschleunigung, ggf. auch mit Unterstützung der Düsseldorf Digitalagentur, um eine schnellstmögliche Umsetzung sicherzustellen. Die Verwaltung wird dem ADIG im Q2 2025 ein neues Update zum Projektfortschritt geben. Seite 1 von 9 Der erste Teil des Livetests für den Düsselpass ist am 18.12.2025 gestartet. Der Testbetrieb dient der Überprüfung der technischen und organisatorischen Abläufe unter Realbedingungen. Sofern der Livetest planmäßig und stabil verläuft, ist im nächsten Schritt der Rollout für die Landeshauptstadt Düsseldorf vorgesehen. Für die Einbindung des Jobcenters wird derzeit von einem Start zu Beginn des zweiten Quartals 2026 ausgegangen. Stand 08/2026: Landeshauptstadt Düsseldorf: Der Testbetrieb verläuft erfolgreich. Die technischen und organisatorischen Abläufe funktionieren unter Realbedingungen stabil. Der Rollout erfolgt schrittweise. Dabei werden nach und nach die Kundinnen und Kunden des Amtes für Soziales und Jugend in das System aufgenommen. Seite 2 von 9 Jobcenter: Das Testsystem steht dem Jobcenter zur Verfügung. Nach Abschluss der Testphase werden gegebenenfalls identifizierte Anpassungen am System umgesetzt. 2 06.06.2024 5.4 Der ADIG beauftragt die Um einen möglichst umfassenden ADIG Antrag der Ratsfraktionen von CDU Verwaltung: und Nutzer*innenzentrierten und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Service zu implementieren, Konzeptauftrag: Implementierung Entwicklung eines Konzept es - beabsichtigt die Verwaltung eine eines durch Künstliche Intelligenz möglichst unter Beteiligung von externe Expertise bei der (KI) unterstützten Chatbots Unternehmen aus der Konzepterstellung hinzuzuziehen. Digitalwirtschaft - zur Implementierung eines Chatbots, Im Januar wird es einen extern der von Bürgerinnen und Bürgern an unterstützten Workshop geben, der die Verwaltung gerichtete Anfragen diesen Konzeptionierungsprozess und Auskunftsersuchen kompetent, einleitet. kontextsensibel und gut verständlich beantworten kann. Der KI-Chatbot befindet sich seit Vorstellung des Konzeptes in einer Oktober 2025 in einem Pilotprojekt, der nächsten ADIG-Sitzungen. in dem n ach und nach mit allen Eine Stärken- und Schwächen- Ämtern ge sprochen werden soll , die Analyse unter Berücksichtigung von mit Inhalten auf der Homepage der Erfahrungen aus anderen Stadt vertreten sind. Bis zum Kommunen soll Bestandteil des 17.12.2025 wurden bereits 14 Konzepts sein. Ämter interviewt. Die Testphase hat gezeigt, dass der Bot schon eine sehr gute Qualität vorweisen kann, einige Ämter jedoch sehr veraltete und daher Seite 3 von 9 teilweise falsche Inhalte auf ihren Seiten haben und diese daher falsch vom Chatbot ausgegeben werden. Hier müssen die Webseiten entsprechend durch die Ämter angepasst werden. Der Bot wurde am 21 .12.2025 mit den ersten Ämtern auf deren Unterseiten produktiv gesetzt. Der Chatbot hat die Inhalte dieser Ämter wiedergeben und wurde bis zum 06.01.2026 bereits von knapp 1.000 Nutzenden befragt. Es gab bislang kein negatives Feedback. Der weitere Rollout mit allen Ämtern erfolgt kontinuierlich bis Anfang Februar 2026. Stand 08/2026: Seit Ende Januar dieses Jahres steht der „Ratschläger" auf der gesamten städtischen Webseite „duesseldorf.de" zur Verfügung und beantwortet Anfragen zu sämtlichen Themenbereichen des Auftritts. Nach dem erfolgreichen Go- Live im Dezember - zunächst im Rahmen eines Pilotbetriebs mit ausgewählten Ämtern - fiel das Feedback durchweg positiv aus. Seite 4 von 9 Auf dieser Grundlage wurde entschieden, im nächsten Schritt den gesamten Webauftritt als Wissensbasis zu integrieren. Ab Januar wurden mit den einzelnen Ämtern strukturierte Testphasen durchgeführt und die jeweiligen Webseiteninhalte bei Bedarf gezielt optimiert. Seitdem wird der „Ratschläger" kontinuierlich weiterentwickelt. Grundlage dafür sind sowohl das Feedback der Ämter und der Bürger*innen als auch der Austausch mit anderen Kommunen. Dieser interkommunale Austausch hat gezeigt, dass die Rollout- Strategien im Vergleich teilweise voneinander abweichen. Dennoch ist ein gemeinsamer Nenner klar erkennbar: Die Qualität eines Chatbots ist unmittelbar abhängig von der Güte seiner Wissensquellen - im Fall des „Ratschlägers" sind das die Inhalte der städtischen Webseite. Einige Kommunen haben sich beispielsweise dafür entschieden, Webseiteninhalte erst nach abgeschlossener Ämter-Testphase schrittweise freizuschalten. Dies hat Seite 5 von 9 zur Folge, dass der Chatbot erst nach mehreren Monaten einen nennenswerten Teil der Inhalte abdecken kann - mit entsprechend negativen Auswirkungen auf die Nutzerakzeptanz, da Bürger*innen in der Zwischenzeit nur eingeschränkte Antworten erhalten. Für die LHD war dieses Vorgehen aufgrund der auf ein Jahr begrenzten Pilotphase nicht praktikabel. Durch die zeitnahe Einbindung nahezu aller Ämter in den Testprozess konnte die Qualität des Chatbots stattdessen zügig und deutlich gesteigert werden. Mit folgendem Ergebnis: In den vergangenen sechs Monaten hat der „Ratschläger" knapp 90.000 Fragen in mehr als 30.000 Konversationen beantwortet. 3 20.09.2025 6.1 Die Verwaltung wird beauftragt: ADIG Antrag der Ratsfraktionen von CDU und BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: 1) das Digitale Beschwerde- und • Einigung mit dem Einführung des Digitalen Anliegenmanagement (BeAM) Personalrat über die Beschwerde- und schnellstmöglichst in allen Ämtern Einbindung des Anliegenmanagements in und Dezernaten der Beschwerdemanagements Düsseldorf (BeAM) Stadtverwaltung Düsseldorf • Büro 01 testet die einzuführen, die der Verwendung Anwendung. zugestimmt haben, Änderungswünsche/ Seite 6 von 9 Vorschläge werden umgesetzt. 2) Möglichkeiten zu schaffen, • Es muss eine Anliegen und Beschwerden nicht nur Dienstvereinbarung direkt einzugeben, sondern auch abgeschlossen werden. den Bearbeitungsstand transparent • Der Bearbeitungsstand wird verfolgen zu können, innerhalb einer Organisationseinheit sichtbar. • Automatische Meldungen an Bürger per Mail bei Eingang/ zwischen Meldung/ Erledigung der Beschwerde sind geplant. 3) nach erfolgreicher Einführung des • Informationskampagne wird BeAM eine Informationskampagne nach erfolgreicher für Bürger*innen zu Einführung von BeAM in der konzeptionieren, um die neue Verwaltung angestrebt. Plattform bekannt zu machen und deren Nutzung zu fördern und dem Ausschuss eine jährliche Evaluation vorzulegen. 4) die Implementierung einer • Der Hersteller von BeAM interaktiven, geobasierten Karte, erstellt eine Kalkulation für auf der Bürger*innen gemeldete die Implementierung einer Anliegen und deren interaktiven Karte. Bearbeitungsstatus einsehen • Die Implementierung ist können, zu prüfen und anonymisiert möglich. gegebenenfalls zu konzipieren. Seite 7 von 9 Stand 08/2026: Amt 66 testet BeAM seit rund zwei Jahren erfolgreich in der Produktiv Umgebung. Auf Basis dieser positiven Erfahrung warten weitere Fachbereiche (z. B. SEBD, Amt 63, Amt 51 und weitere kommunale Einheiten) auf die flächendeckende Einführung. Der ursprünglich zum Herbst geplante Rollout ist nach aktuellem Stand nicht mehr einhaltbar. Grund dafür sind Funktionserweiterungen in der Software, zusätzliche Anforderungen und organisatorische Verzögerungen im Projekt. Ein aktualisierter Zeitplan wird schnellstmöglich bekanntgegeben. Eine Dienstvereinbarung zum Beschwerde- und Anliegenmanagement wird derzeit in enger Abstimmung mit dem Gesamtpersonalrat erarbeitet. Ziel ist es, bis September eine finale Fassung zur Vorlage bei Dezernat 04 und Herrn Oberbürgermeister Dr. Keller zu erstellen. Seite 8 von 9 Parallel wird ein Rahmenvertrag für den stadtweiten Betrie b und das notwenige Hosting der Server geschlossen. Eine Prüfung durch IT-Sicherheit, Datenschutz und technische Arbeitssicherheit wurde bereits durchgeführt. Seitens der IT- Sicherheit sind noch zwei Anforderungen offen und befinden sich derzeit in Bearbeitung. Ein Rolloutkonzept inklusiven Handbüchern und gezielten Schulungen befindet sich in Erstellung. Zudem stehen folgende technische Programmierungen noch aus, welche mit zusätzlichen Kosten verbunden sind: • Geo- Karten-Anbindung in die App „Düsseldorf bleibt sauber" • Vollständige E-Mail -Integration für den Versand aus BeAM • Zuordnung eingehender E- Mails zur jeweiligen Fallakte Seite 9 von 9

X öffentlich nicht öffentlich Anlage 2 Beschlüsse des Ausschusses für Digitalisierung, Personal und O rganisation, deren Bearbeitung abgeschlossen ist 1 02.06.2022 5.2 Der ADIG beauftragt die Zum Zeitpunkt des Beschlusses gab es noch ADIG ADIG/018/2022 Verwaltung: keine gesetzliche Grundlage für die Antrag der Ratsfraktionen von Umsetzung. Zwischenzeitlich ist das Land den CDU und BÜNDNIS 90/DIE Beschaffung und zur Anwendung Empfehlungen und Forderungen der LHD GRÜNEN: bringen ein es digitale n sowie anderen Kommune gefolgt. Digitales Abstimmungssystem Abstimmungssystems für die für die Sitzungen des Rates - Sitzungen des Rates, Am 06.04.2022 hat das Land die rechtlichen Einführung beschleunigen! das unter anderem aufgrund der Voraussetzungen für digitale/hybride anhaltenden COVID-19 -Pandemie Sitzungen geschaffen und mit Verordnung flexibel sowohl im bisherigen vom 27.04.2022 weiter konkretisiert. Ratssaal als auch an verschiedenen Neben technischen und organisatorischen alternativen Sitzungsorten des Herausforderungen sind dabei auch mehrere Rates - wie beispielsweise formelle Punkte zu berücksichtigen. So ist z.B. Messehallen - eingesetzt werden eine Anpassung der Hauptsatzung kann. erforderlich. Ferner müssen die Kommunen Frühzeitige Beteiligung der Politik die Software für die Teilnahme bzw. auch bei der Prüfung und Auswahl der Abstimmungen bei digitalen/hybriden Systeme. Sitzungen durch die GPA NRW zertifizieren lassen. Gegenwärtig ist aber noch nicht bekannt, welche Kriterien für die Zertifizierung erfüllt sein müssen, sodass die Verwaltung bzw. der IT-Dienstleister noch keine konkrete Marktsichtung durchführen kann. Die Seite 1 von 7 formellen Aspekte werden Auswirkungen auf die Anbieterauswahl hinsichtlich einer Zertifizierung haben. Die Verwaltung richtet in diesem Zusammenhang daher zunächst eine Projektgruppe ein, die eine schnellstmögliche Umsetzung digitaler/hybrider Sitzungen für die LHD ermöglichen soll. Am 27.10.2022 wurden die Mitglieder des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine Verwaltungsorganisation im Anschluss an die reguläre Ausschusssitzung über den aktuellen Stand bezüglich der Anschaffung eines digitalen Abstimmungssystems informiert. In diesem Termin wurden zwei Verfahren vorgestellt, die im Rahmen einer vorher durchgeführten Marktanalyse als für den kommunalen Einsatz geeignet ausgewählt wurden. Wenige Tage vor diesem Präsentationstermin informierte die Firma Somacos, deren Produkt Session bereits seit einiger Zeit für die Ratsarbeit bei der Landeshauptstadt Düsseldorf im Einsatz ist, dass auch sie ein digitales Abstimmungssystem in ihre Software integrieren wird. Die Teilnehmenden des Präsentationstermins haben daraufhin entschieden, die Entscheidung für die Auswahl eines Abstimmungssystems zunächst Seite 2 von 7 zurückzustellen, um sich auch die Lösung der Firma Somacos anschauen zu können. Gegenwärtig gibt es noch kein Softwareprodukt, welches durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) für digitale/hybride Gremiensitzungen zertifiziert wurde. Am 26.04.2023 wurde die Softwarelösung der Firma Somacos für ein digitales Abstimmungssystem durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) zertifiziert. Eine Produktivsetzung dieses Moduls setzte nach Vorgabe von Somacos ein Update des kompletten Session-Sys tems voraus. Danach begann Anfang 2024 die Testphase des digitalen Abstimmungssystems. In der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine Verwaltungsorganisation am 17.08.2023 ist eine umfassende Information über den aktuellen Stand und die weitere geplante und beschriebene Vorgehensweise erfolgt. Mittlerweile konnten weitere Vorarbeiten zur Realisierung abgeschlossen werden, sodass am 12.01.2024 ein erster Test des Systems mit interessierten Mitgliedern des Ausschusses stattfinden konnte. Seite 3 von 7 Am 29.12.2023 wurde die Version 6 von SessionNet produktiv gesetzt. Unmittelbar danach konnten erste interne und auch externe Tests mit Gremienmitgliedern durchgeführt werden. Bei den durchgeführten Lasttests wurden erhebliche Verzögerungen bei der Abstimmung festgestellt, die aktuell in Zusammenarbeit mit der ITK-Rheinland und dem Softwarehersteller Somacos analysiert und zeitnah behoben werden sollen. Am 18.04.2024 wurde der ADIG über den aktuellen Sachstand mündlich informiert. Es ist geplant, dass Digitale Abstimmungssystem in der ADIG-Sitzung am 06.06.2024 zu einem ausgewählten Tagesordnungspunkt produktiv einzusetzen. Am 29.08.2024 wurde der ADIG über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems mündlich informiert. Die Verwaltung berichtete, dass die Zusammenarbeit mit dem Hersteller Somacos vorerst beendet wurde, da die vorhandenen Verzögerungen nicht zeitnah behoben werden konnten. Aktuell finden eine Marktsichtung sowie Testung weiterer möglicher Produkte statt, um eine alternative Lösung bereitstellen zu können. Seite 4 von 7 In der Sitzung des ADIG vom 05.12.2024 wurde mündlich über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems berichtet. Hierbei rückte die Neuausrichtung des Projekts in den Fokus. Das Projekt erforderte diese Neuausrichtung der Zeitplanung, da die Testung der zuvor anvisierten Softwarelösung zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führte. Das Projektvorgehen wurde in vier Phasen unterteilt. Die erste Phase ist voraussichtlich bis Anfang 2025 und die letzte bis voraussichtlich Sommer 2025 abgeschlossen. Am 19.02.2025 wurde der ADIG über den aktuellen Stand des Digitalen Abstimmungssystems mündlich informiert. Es wurde berichtet, dass die Phase 1 „Anforderungserhebung und Marktrecherche" abgeschlossen wurde. Aktuell befindet sich das Projekt in der Phase 2 „Vergabeverfahren". Die Vergabe wurde am 23.04.2025 auf der Vergabeplattform veröffentlicht. Die Zuschlagserteilung erfolgte am 30.06.2025. Anschließend der Konfigurationsworkshop, Schulungen für die Verwaltung sowie ein erster großer Test. Seite 5 von 7 In der Ratssitzung am 11.12.2025 wurde das digitale Abstimmungssystem getestet. Eine Produktivsetzung ist für 2026 geplant. Stand 08/2026: In der Ratssitzung am 11.02.2026 wurde das digitale Abstimmungssystem erstmals produktiv eingesetzt, nachdem die Änderung der Geschäftsordnung des Rates beschlossen wurde. Der Einsatz des Systems ist für die nächsten 1,5 Jahre geplant und kann bei Bedarf auf weitere zwei Jahre verlängert werden. Das digitale Abstimmungssystem wurde produktiv in den Regelbetrieb eingeführt und ist seit dem 11.02.2026 erfolgreich im Einsatz. 2 19.02.2025 5.1 Die Verwaltung wird gebeten, die Die Verwaltung ist derzeit noch in der ADIG Antrag der Ratsfraktionen von technischen, organisatorischen und Finalisierung der geforderten Prüf-Aspekte und CDU und BÜNDNIS 90/DIE finanziellen Rahmenbedingungen für Zusammentragung der Ergebnisse. GRÜNEN: Prüfung der die Umsetzung eines Ein Ergebnisbericht mit dem geplanten Rahmenbedingungen für die flächendeckenden und stadtweiten weiteren Vorgehen hierzu ist voraussichtlich Umsetzung eines LoRaWANs in Düsseldorf zu prüfen. für die ADIG-Sitzung im April 2026 flächendeckenden und vorgesehen. stadtweiten Long Range Wide Dabei soll insbesondere Area Networks (LoRaWAN) 1. die notwendige Infrastruktur für Stand 08/2026: ein durchgehendes LoRaWAN- Netzwerk für Düsseldorf definiert Die Ergebnisse des Prüfauftrags sowie das werden. daraus abgeleitete weitere Vorgehen wurden dem Ausschuss für Digitalisierung und Seite 6 von 7 2. ein strategischer Plan für den allgemeine Verwaltungsorganisation (ADIG) in Ausbau des LoRaWAN- Netzwerkes seiner Sitzung am 16.04.2026 im Rahmen unter Berücksichtigung vorhandener eines mündlichen Berichts vorgestellt und LoRaWAN-Strukturen und deren beraten. Integration in ein gesamtheitliches Netz erarbeitet werden. Im Ergebnis wurde dargestellt, dass LoRaWAN weiterhin als relevante Technologieoption für geeignete Sensorik-Anwendungsfälle 3. ein Prüfergebnis zu möglichen betrachtet wird, zugleich jedoch keine Kooperationen mit lokalen und ausschließliche Festlegung auf diese regionalen Partnerinnen und Technologie erfolgen soll. Vielmehr werden Partnern und Betreibermodellen bei abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall auch der Umsetzung eines LoRaWANs vergleichbare technologische Lösungen vorgestellt werden. berücksichtigt. Als nächster operativer Schritt ist die Bereitstellung einer zentralen 4. der Finanzierungsbedarf für den Testinfrastruktur vorgesehen, auf deren Aufbau und den Betrieb des Grundlage bestehende und neue Use Cases flächendeckenden LoRaWANs erprobt und belastbare Erkenntnisse für einen ermittelt werden. möglichen sukzessiven Ausbau gewonnen werden sollen. Die weitere Erprobung und Entwicklung erfolgt im Rahmen der laufenden fachlichen Befassung. Seite 7 von 7